Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT) mit TOMs – DSGVO-sicher vom Experten

Der wesentliche Kern eines Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten sind die Angaben zu den Verfahren, Diensten und Anbietern. Diese müssen in den kostenlosen Mustern in der Regel selbst eingetragen werden, was einen hohen Recherche- und Prüfaufwand darstellt.

Anstatt die Verfahren selbst anzulegen, können Sie bei uns aus über 2000 aktuellen Vorlagen wählen, was Ihnen Zeit erspart und die Genauigkeit erhöht. Mit unserem Generator können Sie sicherstellen, dass Ihr Verzeichnis den aktuellen Anforderungen entspricht und vollständig ist.

• Selbst gehostete Shops und Shop-Plattformen: z.B. Woocommerce, Amazon, Etsy, Ebay.
• Social Media: z.B. Facebook, Instagram, Snapchat, TikTok.
• Gesundheitswesen: Heilpraktiker, Ärzte, Tierärzte, Gesundheitsdienstleister, Apotheken, Kliniken, Optiker, Pflege, Reha
• Immobilien: Makler, Vermieter, Ferienhausanbieter.
• Finanzen & Versicherungen: Banken, Finanzdienstleister, Berater.
• Legal: Rechtsanwälte, Steuerberater.
• Dienstleistungen: Agenturen, Coaches, IT, Reinigung, Friseure, Gartenleistungen.
• Portale: Automobilclubs, Apothekenverbände, Bibliotheken, Vereine, Parteien, NGOs.
• Software und Apps: Softwareentwicklung, SaaS-Software, mobile Apps.

Es handelt sich um einen Auszug der möglichen Verwendungen. Im Generator können Sie Ihre Leistungen aus der vollständigen Liste auswählen

Obwohl beide Dokumente in Teilen identische Verarbeitungsverfahren enthalten, unterscheiden sie sich in der Tiefe der Informationen und der Zielgruppe. Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten enthält detailliertere Angaben, wie technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs), während die Datenschutzerklärung eher für den allgemeinen Nutzer gedacht ist. 

Wenn Sie die Eingaben Ihrer Datenschutzerklärung in Ihr Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten übernehmen, schlagen wir Ihnen automatisch die passenden technischen und organisatorischen Maßnahmen vor.

1. Voraussetzungen

• Eine Lizenz pro Kunde: Sie müssen eine Lizenz pro Kunde erwerben.
• Lizenz für Auszüge: Nutzung von Passagen und Auszügen in anderen Rechtsdokumenten, die Kunden, Mandanten oder anderen Dritten gegenüber angeboten werden, ist ohne den Erwerb einer Lizenz für die Dritten nicht erlaubt.

2. Ihre Rechte

• Erwerb im Namen der Kunden: Sie können unsere Rechtsdokumente im Namen Ihrer Kunden (bzw. Mandanten) erwerben (geben Sie bitte deren Domains/ Unternehmen an).
• Erwerb im eigenen Namen: Sie können unsere Rechtsdokumente auch im eigenen Namen erwerben und bei Ihren Kunden einsetzen  (geben Sie jedoch bitte deren Domains/ Unternehmen an).
• Handlingzuschlag ist erlaubt: Sie können Ihren Kunden auch einen Handlingzuschlag berechnen.
• Hinweis nicht erforderlich: Sie müssen Ihre Kunden nicht darauf hinweisen, dass die Rechtsdokumente mit dem Generator erstellt wurden.
• Bearbeitung und Auszüge: Sie können die Rechtsdokumente bearbeiten oder in Teilen verwenden (Falls am Ende ein Siegel/ Hinweis auf Datenschutz-Generator.de verwendet wird, bitte am Ende auf Bearbeitung hinweisen “Bearbeitet von uns” / “Auf Grundlage von”, etc.).

3. Mengenrabatte

• Individuelle Lizenzanfragen: Ab 10 Lizenzen bieten wir Ihnen gerne ein individuelles Lizenzpaket mit zusätzlichen Vorteilen an, bitte kontaktieren Sie uns.
• Konzerne, Unternehmensgruppen und Dachvereine: Für die jeweiligen Tochterunternehmen/ Mitgliedsvereine, etc. mit mehreren Domains, bieten wir Rabatte bis zu 75% an, je nach Volumen.

4. Weitere Hinweise

• Unsere vollständigen AGB und Lizenzbestimmungen.

• Übersicht aller Verarbeitungsprozesse: Das Verzeichnis bietet eine detaillierte Übersicht darüber, welche personenbezogenen Daten zu welchem Zweck, auf welche Weise verarbeitet werden und wer darauf Zugriff hat.
• Transparenz und Selbstkontrolle: Das Verzeichnis dient nicht nur der Transparenz gegenüber den Datenschutzbehörden, sondern auch der Selbstkontrolle innerhalb des Unternehmens, um Datenschutzpraktiken regelmäßig überprüfen und verbessern zu können.
• Grundlage für Datenschutzprüfungen: Das Verzeichnis ist auch eine wesentliche Grundlage für Datenschutzprüfungen und hilft dabei, die Einhaltung der DSGVO zu demonstrieren.
• Pflichtdokumentation gemäß DSGVO: Gemäß Artikel 30 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist jeder Verantwortliche, z.B. jedes Unternehmen, jede Organisation, jeder Freiberufler oder Verein, der personenbezogene Daten verarbeitet, verpflichtet, ein solches Verzeichnis zu führen und stets aktuell zu halten.

• Verarbeitung ist alles: Grundsätzlich bezieht sich eine Verarbeitungstätigkeit auf jeden systematischen Prozess, der mit der Erhebung, Auswertung, Speicherung, Übermittlung oder Löschung von Daten zu tun hat. Ein Beispiel hierfür ist die Speicherung des Namens einer Person in einem elektronischen Kalender eines Unternehmens.
• Gruppierung von Prozessen: Um eine Flut von Redundanzen zu vermeiden und die Übersicht zu wahren, werden ähnliche Verarbeitungsprozesse in einem Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten zusammengefasst. Es gibt keine festen Regeln für die Bildung dieser Gruppen; sie werden nach dem Zusammenhang der Prozesse geformt. Beispiele für solche Gruppen sind “Finanzbuchhaltung”, “Bewerbermanagement” oder “Newsletterversand”.
• Vielzahl von Prozessen: Trotz der Gruppierung bleibt die Anzahl der Prozesse, die in ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten aufgenommen werden können, umfangreich. Dazu zählen beispielsweise Finanzbuchhaltung und Steuern, Kontaktverwaltung und -pflege, Kundenmanagement, IT-Systemmanagement und -sicherheit sowie Öffentlichkeitsarbeit. Außerdem ist die Nennung von einzelnen Anbietern wie Microsoft, Google oder des Webhosters üblich.

Tipp: Die Erstellung eines Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten erfordert viel Sorgfalt, da alle relevanten Verfahren systematisch gelistet werden müssen. Unser Generator erleichtert Ihnen die Arbeit, und bietet über 2000 Module an, aus denen Sie einzelne Verfahren sowie Anbieter und Werkzeuge auswählen können.

• Datenschutzbeauftragte: Sie haben die Aufgabe, die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen zu überwachen und benötigen dafür vollständigen Zugang zum Verzeichnis.
• Geschäftsführung: Als verantwortliche Instanz für die rechtlichen Verpflichtungen des Unternehmens haben sie Zugriff auf das Verzeichnis.
• Aufsichtsbehörden: Bei Prüfungen oder Beschwerden müssen Unternehmen das Verzeichnis den zuständigen Datenschutzbehörden vorlegen können.
• Revisions- und Compliance-Teams: Diese internen Teams prüfen die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und haben daher ebenfalls Einsicht in das Verzeichnis.
• Externe Berater: Datenschutzexperten oder Rechtsanwälte, die für spezielle Aufgaben engagiert werden, können Zugang zum Verzeichnis erhalten, um ihre Beratung oder Audits durchzuführen.
• Auftraggeber bei Auftragsverarbeitung: Im Rahmen von Art. 28 DSGVO haben Auftraggeber das Recht, Einsicht in die Teile des Verzeichnisses zu nehmen, die die Verarbeitung ihrer Daten betreffen. Dies ist relevant, wenn beispielsweise eine Marketingagentur beauftragt wird und der Auftraggeber Einsicht in die Prozesse des Versands von Werbematerial verlangen kann.

• Erfüllung rechtlicher Anforderungen: Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verlangt von Unternehmen, ein solches Verzeichnis zu führen. Es hilft dabei, die Compliance mit dem Gesetz zu demonstrieren und kann bei Prüfungen durch Aufsichtsbehörden als Nachweis dienen.
• Transparenz: Das Verzeichnis sorgt für Transparenz in der Verarbeitung personenbezogener Daten. Es zeigt auf, wo und wie Daten gesammelt, verwendet und gespeichert werden. Diese Transparenz ist nicht nur gegenüber den Datenschutzbehörden wichtig, sondern auch gegenüber Kunden und Geschäftspartnern.
• Sicherheit und Datenschutz verbessern: Durch das detaillierte Aufzeichnen der Verarbeitungsaktivitäten können Unternehmen Sicherheitslücken erkennen und gezielt Maßnahmen zur Verbesserung des Datenschutzes ergreifen.
• Risikomanagement: Das Verzeichnis hilft dabei, das Risiko von Datenschutzverletzungen zu minimieren, indem es eine klare Übersicht über die Verarbeitungstätigkeiten bietet. So können Unternehmen besser planen und reagieren, falls es zu einem Datenleck kommt.
• Vertrauensbildung: Unternehmen, die offenlegen, wie sie mit personenbezogenen Daten umgehen, stärken das Vertrauen ihrer Kunden und Partner. Ein gut gepflegtes Verzeichnis kann hierbei als Zeichen für Verantwortungsbewusstsein und Professionalität dienen.

Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten ist somit ein unverzichtbares Werkzeug für die Einhaltung der DSGVO, das Management von Datenschutzrisiken und die Stärkung der Unternehmensintegrität.

• Bußgelder und Strafen: Die DSGVO sieht erhebliche Bußgelder für Verstöße gegen ihre Bestimmungen vor. Das Fehlen eines Verzeichnisses kann als Nichteinhaltung der DSGVO gewertet werden und zu Bußgeldern führen, die bis zu 10 Millionen Euro oder 2% des weltweiten Jahresumsatzes des Unternehmens betragen können, je nachdem, welcher Betrag höher ist.
• Reputationsverlust: Datenschutzverletzungen und die Nichteinhaltung von Datenschutzgesetzen können das Vertrauen von Kunden, Partnern und der Öffentlichkeit erheblich beeinträchtigen. Ein Verlust an Vertrauen kann langfristige negative Auswirkungen auf das Geschäft haben, einschließlich des Verlusts von Kunden und Partnern.
• Rechtliche Risiken: Das Fehlen eines Verzeichnisses erschwert es, Compliance mit der DSGVO nachzuweisen. Dies kann zu rechtlichen Herausforderungen führen, insbesondere wenn es um die Verteidigung gegen Ansprüche im Falle einer Datenschutzverletzung geht.
• Management von Datenschutzrisiken: Ohne ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten ist es schwierig, einen klaren Überblick über alle Datenverarbeitungsaktivitäten zu haben. Dies erschwert das effektive Management von Datenschutzrisiken und die Implementierung von angemessenen Schutzmaßnahmen.
• Schwierigkeiten bei der Reaktion auf Betroffenenanfragen: Ein aktuelles Verzeichnis erleichtert die Bearbeitung von Anfragen betroffener Personen, beispielsweise wenn es um Auskunftsrechte oder das Recht auf Löschung geht. Fehlt das Verzeichnis, kann dies die Reaktion auf solche Anfragen verkomplizieren und verzögern.

Insgesamt ist das Führen eines Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten essentiell, um rechtliche, finanzielle und reputative Risiken zu minimieren und die Einhaltung der Datenschutzvorschriften sicherzustellen.

• Gesetzliche Pflicht: Art. 30 DSGVO verpflichtet Verantwortliche und Auftragsverarbeiter, ein Verzeichnis aller Verarbeitungstätigkeiten zu führen. Die Nichteinhaltung dieser Pflicht stellt einen Verstoß gegen die DSGVO dar.
• Verantwortlichkeit der Unternehmensleitung: Geschäftsführer und Inhaber sind für die Einhaltung der DSGVO-Vorschriften in ihrem Unternehmen verantwortlich. Sie müssen sicherstellen, dass die erforderlichen Maßnahmen ergriffen werden, um die Verordnung umzusetzen.
• Verletzung Aufsichtspflicht: Die Unternehmensleitung hat die Pflicht, die Einhaltung der DSGVO im Unternehmen zu überwachen und durchzusetzen. Ein fehlendes oder fehlerhaftes Verzeichnis deutet auf Versäumnisse bei der Aufsicht hin.
• Persönliche Haftung: Auch wenn Geschäftsführer nicht selbst ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten aufstellen müssen, müssen sie aber dafür sorgen, dass dessen Erstellung in die Wege geleitet wird und den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Ansonsten liegt eine Sorgfaltspflichtverletzung vor, die zu einer fahrlässigen Verschuldenshaftung führt.
• Bußgelder: Gemäß Art. 83 DSGVO können bei Verstößen gegen Art. 30 DSGVO Bußgelder von bis zu 10 Millionen Euro oder 2 % des weltweiten Jahresumsatzes verhängt werden. Geschäftsführer und Inhaber sind für die Zahlung dieser Bußgelder neben dem Unternehmen verantwortlich.
• Haftung gegenüber Betroffenen: Betroffene können Schadensersatzansprüche geltend machen, wenn ihnen durch einen Verstoß gegen die DSGVO ein Schaden entstanden ist. Geschäftsführer und Inhaber haften hierfür zumindest mittelbar  auf Ersatz gegenüber dem Arbeitgeber, wenn ihr Verschulden mir die Kosten mit ursächlich war.

Um Haftungsrisiken zu minimieren, ist es für GeschäftsführerInnen und InhaberInnen unerlässlich, die Einhaltung der DSGVO sicherzustellen und ein korrektes Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten zu führen.

• Unternehmen, Freiberufler und Selbstständige: Jedes Unternehmen sowie Freiberufler und Selbstständige, die regelmäßig personenbezogene Daten verarbeiten. Dies schließt Einzelpersonen ein, die in eigenem Namen und auf eigene Rechnung wirtschaftlich aktiv sind, wie etwa Ärzte, Anwälte oder Architekten.
• Vereine: Auch Vereine, die personenbezogene Daten verarbeiten, fallen unter diese Pflicht. Dies gilt insbesondere, wenn sie Mitarbeiter beschäftigen oder sensible Daten ihrer Mitglieder verarbeiten.
• Öffentliche Einrichtungen: Alle öffentlichen Körperschaften und Einrichtungen sind verpflichtet, ein Verzeichnis zu führen, außer Gerichte, die in ihrer justiziellen Tätigkeit handeln.
• Auftragsverarbeiter: Dienstleister, die im Auftrag von anderen Organisationen personenbezogene Daten verarbeiten, wie beispielsweise IT-Dienstleister und Buchhaltungsservices, müssen ebenfalls ein solches Verzeichnis führen.

Diese Umfassende Pflicht zur Führung eines Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten soll sicherstellen, dass alle relevanten Akteure die notwendigen Informationen zur Hand haben, um Datenschutzbestimmungen einzuhalten und potenzielle Risiken effektiv zu managen.

• Weniger als 250 Mitarbeiter: Unternehmen, Organisationen oder Freiberufler mit weniger als 250 Mitarbeitern sind von dieser Pflicht zwar befreit, aber nur sofern ihre Datenverarbeitung kein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen darstellt und nur gelegentlich erfolgt.
• Keine sensiblen Daten: Werden besonderen Kategorien personenbezogener Daten (z.B. Gesundheitsdaten, religiöse Überzeugungen, s. Art. 9 Abs. 1 DSGVO und Art. 10 DSGVO) verarbeitet, dann liegt ein solches Risiko für Betroffene vor und ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten wird erforderlich (z.B. Ärzte, Therapeuten, Heilpraktiker, Anwälte, Steuerberater).
• Keine sonstigen hohen Risiken: Risiken für Betroffene können auch entstehen, wenn eine Vielzahl von Daten verarbeitet wird, z.B. im Rahmen des Betriebs einer Onlineplattform, Führung eines Kundenstamms von ein paar Tausend Kunden, Bildung von Profilen zu Zwecken der Zielgruppenbildung für Werbezwecke, etc.
• Nur gelegentliche Verarbeitung: Nicht nur die vorgenannten Risiken müssen fehlen, die übrigen Verarbeitung von personenbezogenen Daten darf nur gelegentlich erfolgen. Die Definition von “gelegentlich” ist jedoch eng gefasst. Schon wenn Sie eine Website online stellen, den Kundenstamm elektronisch verwalten, Social-Media für berufliche Zwecke oder E-Mail als Korrespondenzkanal nutzen, handeln Sie nicht nur gelegentlich und müssen ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten führen.

Die im Gesetz genannten Ausnahmen von der Pflicht zur Führung eines Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten sind in Wirklichkeit keine. Es dürfte in der Praxis kaum ein Unternehmen existieren, das nur gelegentlich personenbezogene Daten verarbeitet. Im Zweifelsfall ist daher eher ein Verzeichnis zu führen, um Compliance sicherzustellen und potenzielle Risiken zu vermeiden.

• Deckblatt: Das Deckblatt enthält den Namen des Unternehmens sowie die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten. Auch die Kontaktdaten des Verantwortlichen sind hier vermerkt.
• Hauptteil: Hier werden alle Datenverarbeitungsvorgänge allgemein und einzeln beschrieben, analysiert und dokumentiert.
• Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM): Dieser Abschnitt stellt die Sicherheitsmaßnahmen dar. Hier werden Regelungen, Arbeitsanweisungen und Betriebsvereinbarungen dokumentiert, die für einen angemessenen Datenschutz sorgen.

Tipp: Unser Generator übernimmt die entsprechende Gliederung für Sie und erstellt automatisch ein Inhaltsverzeichnis, um Ihnen einen klaren Überblick zu verschaffen. Damit sparen Sie Zeit und können sicher sein, dass Ihr Verzeichnis strukturiert und vollständig ist.

• Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten ist (teil)intern: Dies ist eine gesetzlich vorgeschriebene Übersicht der Verarbeitungsverfahren in Ihrem Unternehmen, die nur auf Anfrage den Datenschutzbehörden vorgelegt werden muss. Es kann auch teilweise an Auftraggeber weitergegeben werden, um Vertrauen in Ihre Datensicherheit zu stärken.
• Datenschutzerklärung ist öffentlich: Im Gegensatz dazu ist die Datenschutzerklärung eine öffentliche Übersicht der Verarbeitungsverfahren für die betroffenen Personen.
• Weitere Gemeinsamkeiten und Unterschiede: Obwohl die beiden Dokumente viele identische Verarbeitungsverfahren enthalten, unterscheiden sie sich in der Tiefe der Informationen und der Zielgruppe. Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten enthält detailliertere Angaben, wie technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs), während die Datenschutzerklärung eher für den allgemeinen Nutzer gedacht ist.

Tipp: Mit unserem Generator können Sie Ihr Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten mit Ihrer Datenschutzerklärung verknüpfen. Durch diese Verknüpfung müssen die zu den Verarbeitungsverfahren passenden Informationen nicht zweimal eingegeben werden. Änderungen in einem Dokument werden automatisch im anderen aktualisiert, was Zeit spart und sicherstellt, dass beide Dokumente stets auf dem neuesten Stand sind.

• Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen und gegebenenfalls des gemeinsamen Verantwortlichen: Dies umfasst auch den Vertreter des Verantwortlichen (wenn zutreffend) und den Datenschutzbeauftragten.
• Zwecke der Verarbeitung: Eine klare und präzise Beschreibung der Zwecke, für die die personenbezogenen Daten verarbeitet werden.
• Kategorien betroffener Personen: Dies bezieht sich auf die Gruppen von Personen, deren Daten verarbeitet werden, wie Kunden, Mitarbeiter oder Lieferanten.
• Kategorien personenbezogener Daten: Informationen darüber, welche Arten von personenbezogenen Daten verarbeitet werden.
• Kategorien von Empfängern, denen die personenbezogenen Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden: Einschließlich Empfänger in Drittländern oder internationalen Organisationen.
• Übermittlungen von personenbezogenen Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation: Angaben dazu, welche Daten wohin gesendet werden, einschließlich der Dokumentation geeigneter Sicherheitsmaßnahmen im Hinblick auf solche Übermittlungen.
• Geplante Fristen für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien: Informationen darüber, wie lange die Daten aufbewahrt werden sollen.
• Allgemeine Beschreibung der technischen und organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen: Dies umfasst Maßnahmen wie Verschlüsselung, physische Sicherheit und IT-Sicherheit.

Diese Informationen helfen nicht nur dabei, die Compliance mit der DSGVO zu gewährleisten, sondern ermöglichen es auch Aufsichtsbehörden und betroffenen Personen, einen klaren Überblick über die Datenverarbeitungspraktiken des Unternehmens zu erhalten.

• Schriftform: Ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT) sollte in schriftlicher Form geführt werden. D.h. in dem Kontext jedoch nicht “auf Papier”, auch eine digitale Speicherung ist zulässig. Dabei können verschiedene Formate wie Word-Dokumente, Excel-Tabellen oder spezialisierte Datenschutzmanagement-Software verwendet werden. Wichtig ist, dass alle Pflichtangaben gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) enthalten sind.
• Elektronisch oder gedruckte Ausfertigung: Es muss nicht öffentlich verfügbar sein, aber auf Anfrage der Aufsichtsbehörde zur Verfügung gestellt werden (Art. 30 Abs. 4 DSGVO). Die Details können entweder in elektronischer oder gedruckter Form angefordert werden. Die Struktur und der Detaillierungsgrad des VVT sind nicht explizit durch die DSGVO festgelegt, sollten jedoch eine erste Prüfung durch die Aufsichtsbehörde erleichtern.
• Sprache: Das VVT sollte in deutscher Sprache geführt werden, um Übersetzungen auf Anforderung der Behörde zu vermeiden.

Tipp: Unser Generator erleichtert Ihnen diesen Prozess, indem er automatisch die erforderlichen Angaben einfügt und Sie durch den gesamten Vorgang führt. So sparen Sie Zeit und stellen sicher, dass Ihr Verzeichnis korrekt und vollständig ist. Bei Bedarf können Sie den Generator nur oder spiegelbildlich in englischer und deutscher Sprache führen.

• Bei Änderungen der Verarbeitungstätigkeiten: Jedes Mal, wenn sich die Verarbeitungsprozesse in Ihrem Unternehmen ändern – sei es durch die Einführung neuer Webanalyseverfahren, die Aufnahme eines Newsletterversands oder die Einstellung neuer Mitarbeiter – sollte auch das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten entsprechend aktualisiert werden.
• Nach Einführung neuer Systeme oder Technologien: Die Implementierung neuer IT-Systeme oder Technologien, die die Art und Weise beeinflussen, wie personenbezogene Daten verarbeitet werden, erfordert ebenfalls eine Aktualisierung des Verzeichnisses.
• Nach rechtlichen oder organisatorischen Veränderungen: Änderungen in den gesetzlichen Anforderungen oder organisatorische Veränderungen innerhalb des Unternehmens, wie zum Beispiel Fusionen oder Übernahmen, können ebenfalls eine Aktualisierung notwendig machen.
• Regelmäßige (jährliche) Überprüfung: Selbst wenn keine offensichtlichen Änderungen vorliegen, ist eine regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung des Verzeichnisses empfehlenswert. Eine jährliche Überprüfung wird oft als gute Praxis angesehen, um sicherzustellen, dass das Verzeichnis immer den aktuellen Stand der Datenverarbeitungsaktivitäten reflektiert.

Die regelmäßige Aktualisierung des Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten ist nicht nur eine rechtliche Notwendigkeit, sondern dient auch dazu, das Risiko von Datenschutzverletzungen zu minimieren und die Transparenz gegenüber den betroffenen Personen und den Aufsichtsbehörden zu erhöhen.

Tipp: Bei uns ist kein Abonnement erforderlich. Sie können Ihr Verzeichnis ein Jahr lang kostenlos aktualisieren. Anschließend entscheiden Sie selbst, wann und in welchem Umfang Sie eine Aktualisierung vornehmen möchten.

• Selbsterstellung mit Grundkenntnissen: Bei einfachen Datenverarbeitungsaktivitäten, wie sie oft in kleineren Unternehmen oder bei Freiberuflern vorkommen, können Sie das Verzeichnis möglicherweise selbst erstellen. Dies setzt voraus, dass Sie sich mit den Anforderungen der DSGVO vertraut gemacht haben und die relevanten Informationen präzise dokumentieren können.
• Nutzung eines Online-Generators: Ein speziell entwickelter Generator für Verzeichnisse von Verarbeitungstätigkeiten kann Ihnen dabei helfen, auch ohne tiefgreifende rechtliche Kenntnisse ein DSGVO-konformes Verzeichnis zu erstellen. Solche Tools führen Sie durch den Prozess, stellen sicher, dass alle notwendigen Informationen erfasst werden.
• Hinzuziehen eines Experten: Für größere Unternehmen oder bei komplexeren Datenverarbeitungsstrukturen ist es ratsam, einen qualifizierten Datenschutzbeauftragten oder einen externen Datenschutzberater hinzuzuziehen. Diese Fachleute können nicht nur bei der Erstellung des Verzeichnisses unterstützen, sondern auch dessen fortlaufende Aktualisierung und Konformität mit der DSGVO sicherstellen.

Wenn Sie ein kleines bis mittelgroßes Unternehmen mit überschaubaren Datenverarbeitungsaktivitäten leiten, ermöglicht Ihnen ein Online-Generator, das Verzeichnis selbstständig zu erstellen und fortlaufend zu pflegen.

Für komplexere Fälle oder wenn Sie sich hinsichtlich der rechtlichen Anforderungen unsicher sind, empfiehlt es sich, zusätzlich fachkundigen Rat einzuholen. Ein Online-Generator bietet eine kosteneffiziente und benutzerfreundliche Lösung, um die Compliance mit der DSGVO zu erleichtern und zu gewährleisten.

Tipp: Unser Datenschutz-Generator bietet eine Vorauswahl von über 2000 Modulen und eine von uns empfohlene Vorauswahl der typischen Verarbeitungs- und Sicherheitsmaßnahmen. So fällt Ihnen das Erstellen des Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten auch ohne Experten einfach.

• Vordefinierte Vorlagen und Checklisten: Ein Online-Generator stellt Ihnen in der Regel vordefinierte Vorlagen und Checklisten zur Verfügung, die sicherstellen, dass alle erforderlichen Informationen gemäß den Anforderungen der DSGVO erfasst werden.
• Benutzerfreundliche Oberfläche: Durch eine intuitive Benutzeroberfläche wird die Erstellung des Verzeichnisses vereinfacht, und Sie werden durch den Prozess geführt, um sicherzustellen, dass keine wichtigen Details übersehen werden.
• Anpassbare Eingabefelder: Sie können relevante Informationen zu Ihren spezifischen Datenverarbeitungsaktivitäten eingeben, und der Generator passt sich Ihren Angaben an, um ein maßgeschneidertes Verzeichnis zu erstellen.
• Aktuelle Inhalte: Das Verzeichnis kann einfach aktualisiert werden, wodurch sichergestellt wird, dass es immer auf dem neuesten Stand ist und Änderungen in den Verarbeitungstätigkeiten schnell reflektiert werden.
• Zeit- und Kostenersparnis: Die Verwendung eines Online-Generators spart Zeit und reduziert den Arbeitsaufwand im Vergleich zur manuellen Erstellung des Verzeichnisses. Dies ermöglicht es Ihnen, sich auf andere geschäftliche Prioritäten zu konzentrieren.

Durch die Nutzung eines Online-Generators können Sie sicherstellen, dass Ihr Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten korrekt und vollständig ist, und gleichzeitig Zeit und Ressourcen sparen.

Es ist wichtig zu prüfen, ob für das Drittland ein Angemessenheitsbeschluss (nach Art. 45 DSGVO) oder geeignete Garantien (nach Art. 46 DSGVO) vorliegen. Auf diese Weise soll das Datenschutzniveau auch in diesen Fällen gewährleistet werden.

Tipp: Unser Generator erleichtert Ihnen diesen Prozess, indem er automatisch die erforderlichen Angaben einfügt und Sie durch den gesamten Vorgang führt. So sparen Sie Zeit und stellen sicher, dass Ihre Datenverarbeitung in Drittländern den rechtlichen Anforderungen entspricht.

• Unvollständige Dokumentation: Es besteht die Gefahr, wichtige Informationen zu übersehen oder unzureichend zu dokumentieren. Ein Online-Generator führt Sie durch den Prozess und stellt sicher, dass Sie alle erforderlichen Details gemäß den Anforderungen der DSGVO erfassen.
• Fehlende Aktualität: Oft wird das Verzeichnis nicht regelmäßig aktualisiert, um Änderungen in den Verarbeitungstätigkeiten oder den rechtlichen Anforderungen zu reflektieren. Ein Generator kann automatisch Aktualisierungen, wie z.B. Angaben zu den eingesetzten Anbietern, durchzuführen.
• Nichtbeachtung von Details: Wichtige Informationen wie Zwecke der Datenverarbeitung oder Löschfristen können übersehen werden. Ein Generator stellt sicher, dass alle relevanten Informationen vollständig erfasst werden und keine relevanten Datenverarbeitungsaktivitäten übersehen werden.
• Mangelnde Einbindung von Mitarbeitern: Die Erstellung des Verzeichnisses sollte in Zusammenarbeit mit den Mitarbeitern erfolgen, die an den Datenverarbeitungsaktivitäten beteiligt sind. Ein Generator erleichtert die Zusammenarbeit und ermöglicht es allen relevanten Personen, ihre Ein- und Ausgänge einzubringen.
• Nichtbeachtung der Rechtsvorschriften: Das Verzeichnis muss den rechtlichen Anforderungen der DSGVO entsprechen. Ein Generator bietet eingebaute Compliance-Checks und Hinweise, um sicherzustellen, dass Ihr Verzeichnis den rechtlichen Anforderungen entspricht.

Indem Sie einen Online-Generator zur Erstellung Ihres Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten verwenden, können Sie sicherstellen, dass Ihr Dokument korrekt, vollständig und DSGVO-konform ist, und gleichzeitig Zeit und Ressourcen sparen.