Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT) mit TOMs – DSGVO-sicher vom Experten

Unkompliziert, schnell und mit über 2.100 Vorlagen und Mustern für Deutschland, Österreich und Schweiz

  • Qualitätsversprechen: Unsere Inhalte sind abmahnsicher und werden von dem renommierten Rechtsanwalt und Datenschutzexperten Dr. jur. Thomas Schwenke, LL.M. commercial (UoA) erstellt, basierend auf der neuesten Rechtslage.
  • Benutzerfreundlichkeit: Erstellen Sie Ihr Verzeichnis einfach und schnell in wenigen Minuten oder übernehmen die Eingaben Ihrer Datenschutzerklärung, ganz ohne juristische Vorkenntnisse.
  • Transparente und faire Preise: Einmalig nur 199,90 Euro (netto, Rabatt mit Datenschutzerklärung) für eine unbefristete Nutzung des Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten inklusive einjährigem Zugang zu unbegrenzten Updates, ganz ohne laufende Kosten und Abonnementverpflichtung.

Unsere Dokumente sind auf über 500.000 Webseiten aktiv und empfohlen u.a. bei:
Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten
Sie erhalten die folgenden Funktionen und Vorteile:
Auswahl von über 100 Schutzmaßnahmen (TOMs)
Datenbank mit über 2.100 Verfahren und Anbietern
Aktuelle, vom Anwalt erstellte Module
Download als Word- & PDF-Datei
Ein Jahr lang Updates im Generator
Optionale englische Version (gegen Aufpreis)
Haftung für die Inhalte der Muster
Nutzung des Siegels
Gabriele LoebenGabriele Loeben
15:19 09 Apr 24
Vielen Dank, sehr gute Idee und schnell und sicher zu starten. Einfache, gut strukturierte und vorallem verständliche Handhabung. Vielen Dank
William SonnenbergWilliam Sonnenberg
15:05 01 Apr 24
Wir haben uns über mehrere Tage um das Thema Datenschutz auf unserern neuen Hompage"gedrückt", weil wir im Internet im "Schwarmwissen" 25tsd verschiedene Ausagen zu dem Thema erhalten haben.Dank Datenschutz-Generator.de haben wir das Thema in 30 Minuten verstanden und uns eine passende Version für unsere Homepage generiert.Ein großes Dankeschön an Dr. Thomas Schwenke !!!!
Andreas UnkelbachAndreas Unkelbach
16:05 15 Dec 23
Ich habe die Premium Version für "Datenschutzerklärung und Impressum" erworben und bin positiv überrascht. Neben der Zahlung auf Rechnung kann auch per PayPal, Kreditkarten, Lastschrift, Giropay, etc. bezahlt werden. Nach Zahlunsgeingang wurde direkt das Kundenkonto freigeschaltet und ich konnte für mein Projekt passende Module auswählen und Impressum und Informationen zur Datenverarbeitung generieren lassen.Neben der Auswahl vorhandener Dienste (bspw. Videokonferenzsoftware oder Tools wie Mentimeter) können auch einzelne eigene Module bspw. für Posteo als Mailanbieter erstellt werden und künftig direkt in den Text der Datenschutzerklärung oder Impressum generiert werden.Hier liegt für mich auch ein großer Vorteil eines Kundenkontos, da ich damit problemlos Erweiterungen vornehmen kann und diese auch ordentlich als HTML Code in mein CMS übernehmen kann und mich da nicht selbst um Formatierung oder interne Links zu einzelnen Abschnitten kümmern muss.Daneben sind die Erläuterungen zu den einzelnen Abschnitten sehr hilfreich und ich freue mich sehr hier direkt in der Erläuterung für mich eine gute Entscheidungshilfe gefunden zu haben.Ich hatte vor einigen Jahren schon einmal den Generaor gemeinsam mit anderen Generatoren genutzt und bin nun sehr begeistert, dass der Hinweis "vom Websiteinhaber angepasst." nicht mehr erforderlich ist sondern auf einen Klick alle Texte generiert und die Inhalte auch zentral gespeichert werden.Die Lizenzbedingungen sind, in meinen Augen, außerordentlich fair und gerade bei Aktualisierungen freue ich mich unheimlich hier einfach den Text in die Zwischenablage übernehmen zu können.Neben der guten Erläuterung und juristisch verständlichen Texten ist daher auch die Technik hinter den Generator für mich ein echter Pluspunkt und ich freue mich hier alle für mich relevante Module direkt nutzen zu können und Bildnachweise im Impressum nicht mehr immer manuell hinterlegen zu müssen sondern so direkt im Kundenprofil hinterlegt zu haben.Das sich Standardsoftware durch Modularität auszeichnet ist mir ja durchaus dank SAP bekannt, aber diese "Webanwendung" ist für mich ebenfalls ein Beweis für durchdachte und hilfreiche Software.
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Premium: Kostenlose Datenschutz-Analyse Ihrer Website

Unsere Datenschutz-Analyse überprüft welche Software, Werkzeuge, Skripte oder sonstige Elemente von Drittanbietern sich in der Webseite unter der angegebenen Webseite befindet und trägt sie automatisch in Ihr Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten ein.

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Die Dauer eines Scans kann variieren und wird von der Größe der Website sowie der Anzahl der verwendeten Dienste beeinflusst. In der Regel nimmt dieser Prozess einige Sekunden bis zu wenigen Minuten in Anspruch.

Die Datenschutz-Analyse ist nur für die Premium-Version des Generators für Geschäftskunden verfügbar.

Checkliste: Benötige ich ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten?

Bitte beantworten Sie die folgenden Fragen, um zu prüfen, ob Sie oder Ihr Unternehmen gesetzlich verpflichtet sind, ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten zu führen, um Sanktionen zu vermeiden (Art. 30 DSGVO):

Beschäftigt Ihr Unternehmen mehr als 249 Mitarbeiter?

Kann ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten mit Hilfe von kostenlosen Mustern erstellt werden?

Kostenlose Muster für Verzeichnisse von Verarbeitungstätigkeiten werden oft von Behörden bereitgestellt. Obwohl sie grundsätzlich akzeptabel sind, fehlen ihnen gerade die entscheidenden Elemente.

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Der wesentliche Kern eines Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten sind die Angaben zu den Verfahren, Diensten und Anbietern. Diese müssen in den kostenlosen Mustern in der Regel selbst eingetragen werden, was einen hohen Recherche- und Prüfaufwand darstellt.

Anstatt die Verfahren selbst anzulegen, können Sie bei uns aus über 2000 aktuellen Vorlagen wählen, was Ihnen Zeit erspart und die Genauigkeit erhöht. Mit unserem Generator können Sie sicherstellen, dass Ihr Verzeichnis den aktuellen Anforderungen entspricht und vollständig ist.

Welche Folgen hat es, wenn ich kein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten habe?

Das Fehlen eines Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten, wie es Artikel 30 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) vorschreibt, kann schwerwiegende Konsequenzen für ein Unternehmen oder eine Organisation haben. HIerzu gehören u.a.:

  • Bußgelder: Zu den Risiken gehören vor allem Bußgelder und Strafen. Diese können bis zu 10 Millionen Euro oder 2% des weltweiten Jahresumsatzes des Unternehmens betragen, je nachdem, welcher Betrag höher ist. 
  • Haftung der Geschäftsführung: Außerdem kann es zu persönlicher Haftung der Geschäftsführung wegen Compliance-Verstößen kommen, da ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten die Grundlage eines effizienten Datenschutzmanagements bildet.
Unser Generator für Verzeichnisse von Verarbeitungstätigkeiten hilft Ihnen dabei, eine vollständige und DSGVO-konforme Dokumentation Ihrer Datenverarbeitungsaktivitäten zu erstellen – einfach, schnell und kostengünstig. Vermeiden Sie das Risiko von Bußgeldern und stellen Sie sicher, dass Sie in Sachen Datenschutz auf der sicheren Seite sind.
Rechtsanwalt Dr. Thomas Schwenke, LL.M. commercial (Auckland)
Datenschutzexperte, zertifizierter Datenschutzauditor und zertifizierter Datenschutzbeauftragter (TüV Süd)

Ist das erstellte Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten auf dem aktuellen Stand?

Der Generator wird von uns stets auf dem aktuellen Stand gehalten, indem aktuelle Rechtsentwicklungen von uns unverzüglich umgesetzt und die einzelnen Module sowie Klauseln des Generators aktualisiert sowie ergänzt werden.

Letzte Aktualisierung: 22.05.2024

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    Die Liste der Aktualisierungen wird geladen und ist in wenigen Sekunden verfügbar …

Umfang und Beliebtheit unseres Datenschutz-Generators

2.100 500000

Ist der Generator für meinen Zweck geeignet?

Ja, davon gehen wir grundsätzlich aus, da die erstellten Datenschutzerklärungen sich für die meisten Anwendungsfälle, wie z.B. Webseiten, Online-Marketing, Online-Shops, Social-Media oder mobile Apps und die folgenden Geschäftszweige,  Berufsgruppen und Plattformen, eignen:

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  • Selbst gehostete Shops und Shop-Plattformen: z.B. Woocommerce, Amazon, Etsy, Ebay.
  • Social Media: z.B. Facebook, Instagram, Snapchat, TikTok.
  • Gesundheitswesen: Heilpraktiker, Ärzte, Tierärzte, Gesundheitsdienstleister, Apotheken, Kliniken, Optiker, Pflege, Reha
  • Immobilien: Makler, Vermieter, Ferienhausanbieter.
  • Finanzen & Versicherungen: Banken, Finanzdienstleister, Berater.
  • Legal: Rechtsanwälte, Steuerberater.
  • Dienstleistungen: Agenturen, Coaches, IT, Reinigung, Friseure, Gartenleistungen.
  • Portale: Automobilclubs, Apothekenverbände, Bibliotheken, Vereine, Parteien, NGOs.
  • Software und Apps: Softwareentwicklung, SaaS-Software, mobile Apps.

Es handelt sich um einen Auszug der möglichen Verwendungen. Im Generator können Sie Ihre Leistungen aus der vollständigen Liste auswählen

Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten
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Auswahl von über 100 Schutzmaßnahmen (TOMs)
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Aktuelle, vom Anwalt erstellte Module
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Was unterscheidet uns von anderen Anbietern?

Vergleichen Sie die Merkmale unseres Generators mit denen der Mitbewerber und beachten Sie dabei folgende Punkte, die unser Produkt besonders auszeichnen:

  • Einfachheit und FlexibilitätSie stellen sich das Verzeichnis aus einer Datenbank von über 2.100 Verfahren, Anbietern und Sicherheitsmaßnahmen zusammen. Diese können Sie nach Belieben bearbeiten oder ergänzen.
  • Günstiger PreisViele Anbieter verlangen Kosten von mehreren Hundert Euro einmalig oder gar jährlich. Wir bieten Ihnen ein Verzeichnis, zu einem im Vergleich sehr günstigen Preis.
  • Kein AbonnementDie meisten Anbieter verlangen laufende Abonnement-Gebühren. Bei uns zahlen Sie einmal und erhalten ein Jahr Updateds kostenlos. Sie entscheiden, ob und wann Sie ein (vergünstigtes) Update wünschen. Das erstellte Verzeichnis selbst steht Ihnen lebenslang zu.
  • Lebenslange LizenzDie meisten Anbieter erlauben deren Verzeichnisse nur während der Abolaufzeit zu nutzen oder zu bearbeiten. Bei uns erhalten Sie ein lebenslanges Nutzungsrecht für das erstellte Verzeichnis.
Wussten Sie, dass ein fehlendes oder unvollständiges Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten Ihr Unternehmen teuer zu stehen kommen kann? Unser benutzerfreundlicher Generator für Verzeichnisse von Verarbeitungstätigkeiten ermöglicht Ihnen eine schnelle, präzise und kosteneffiziente Erstellung der benötigten Dokumentation. Warum riskieren, wenn Sie sich einfach absichern können?
Rechtsanwalt Dr. Thomas Schwenke, LL.M. commercial (Auckland)
Datenschutzexperte, zertifizierter Datenschutzauditor und zertifizierter Datenschutzbeauftragter (TüV Süd)

Erweitern Sie Ihre Datenschutzerklärung und sparen Zeit

Ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten müssen Sie zwar zusätzlich zu einer Datenschutzerklärung führen. Allerdings können Sie bei uns beide Dokumente verknüpfen. Auf diese Weise werden zum Beispiel Änderungen in beiden Dokumenten übernommen. Selbst wenn Sie bereits eine Datenschutzerklärung bei uns erstellt haben, können Sie diese um ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten ohne große Mühe erweitern.

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Obwohl beide Dokumente in Teilen identische Verarbeitungsverfahren enthalten, unterscheiden sie sich in der Tiefe der Informationen und der Zielgruppe. Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten enthält detailliertere Angaben, wie technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs), während die Datenschutzerklärung eher für den allgemeinen Nutzer gedacht ist. 

Wenn Sie die Eingaben Ihrer Datenschutzerklärung in Ihr Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten übernehmen, schlagen wir Ihnen automatisch die passenden technischen und organisatorischen Maßnahmen vor.

Welche Verarbeitungsprozesse, Dienste und Tools bildet der Generator ab?

Unser Datenschutz-Generator erhält die erforderlichen Module, um die typischen Verarbeitungsprozesse in einem Unternehmen abzubilden. Dazu gehören u.a. Verfahren zur Kunden-, Patienten, Klienten- oder Mandatenverwaltung, Marketing, Buchhaltung, Personalwesen, Kommunikation Marketing auf Webseiten, per Newsletter. Sie können ferner aus über 2000 Modulen Angaben zu eingesetzten Dienstleistern und Werkzeugen, wie z.B. Google Analytics oder Lexware auswählen.

Des Weiteren können Sie aus 100 technischen und organisatorische Maßnahmen wählen (oder unsere Vorschläge übernehmen).

Alle Module anzeigen

Innerhalb des Generators können Sie aus der folgenden Liste die benötigten Verfahren, Dienstleister oder Tools hinzufügen (Auszug mit 1000 von über 2.100 Modulen). Sie können die Module auf Wunsch bearbeiten, eigene Module hinzufügen oder sie uns zur Ergänzung vorschlagen.

    Die Liste der Inhalte wird geladen und ist in wenigen Sekunden verfügbar …

Hinweise für Berater, Agenturen und Konzerngruppen

Unserer Generator wird gerne von Datenschutzbeauftragten, RechtsanwältInnen oder Agenturen für die Erstellung von Datenschutzerklärungen oder anderen Rechtsdokumenten für ihre Mandanten und Kunden eingesetzt. Wir freuen uns darüber und möchten die Nutzung unseres Generators möglichst einfach gestalten:

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1. Voraussetzungen

  • Eine Lizenz pro Kunde: Sie müssen eine Lizenz pro Kunde erwerben.
  • Lizenz für Auszüge: Nutzung von Passagen und Auszügen in anderen Rechtsdokumenten, die Kunden, Mandanten oder anderen Dritten gegenüber angeboten werden, ist ohne den Erwerb einer Lizenz für die Dritten nicht erlaubt.

2. Ihre Rechte

  • Erwerb im Namen der Kunden: Sie können unsere Rechtsdokumente im Namen Ihrer Kunden (bzw. Mandanten) erwerben (geben Sie bitte deren Domains/ Unternehmen an).
  • Erwerb im eigenen Namen: Sie können unsere Rechtsdokumente auch im eigenen Namen erwerben und bei Ihren Kunden einsetzen  (geben Sie jedoch bitte deren Domains/ Unternehmen an).
  • Handlingzuschlag ist erlaubt: Sie können Ihren Kunden auch einen Handlingzuschlag berechnen.
  • Hinweis nicht erforderlich: Sie müssen Ihre Kunden nicht darauf hinweisen, dass die Rechtsdokumente mit dem Generator erstellt wurden.
  • Bearbeitung und Auszüge: Sie können die Rechtsdokumente bearbeiten oder in Teilen verwenden (Falls am Ende ein Siegel/ Hinweis auf Datenschutz-Generator.de verwendet wird, bitte am Ende auf Bearbeitung hinweisen “Bearbeitet von uns” / “Auf Grundlage von”, etc.).

3. Mengenrabatte

  • Individuelle Lizenzanfragen: Ab 10 Lizenzen bieten wir Ihnen gerne ein individuelles Lizenzpaket mit zusätzlichen Vorteilen an, bitte kontaktieren Sie uns.
  • Konzerne, Unternehmensgruppen und Dachvereine: Für die jeweiligen Tochterunternehmen/ Mitgliedsvereine, etc. mit mehreren Domains, bieten wir Rabatte bis zu 75% an, je nach Volumen.

4. Weitere Hinweise

Unser Generator hilft Ihnen, ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten schnell und einfach zu erstellen. Dennoch empfehle ich Ihnen, sich über die rechtlichen Hintergründe kundig zu machen, die ich in Form einer praktischen FAQ nachfolgend gerne zur Verfügung stelle:
Rechtsanwalt Dr. Thomas Schwenke, LL.M. commercial (Auckland)
Datenschutzexperte, zertifizierter Datenschutzauditor und zertifizierter Datenschutzbeauftragter (TüV Süd)

Was ist ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten?

Ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten ist ein dokumentiertes Verzeichnis aller Prozesse, bei denen personenbezogene Daten verarbeitet werden und dient der Selbstkontrolle und der Kontrolle durch die Datenschutzaufsicht.

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  • Übersicht aller Verarbeitungsprozesse: Das Verzeichnis bietet eine detaillierte Übersicht darüber, welche personenbezogenen Daten zu welchem Zweck, auf welche Weise verarbeitet werden und wer darauf Zugriff hat.
  • Transparenz und Selbstkontrolle: Das Verzeichnis dient nicht nur der Transparenz gegenüber den Datenschutzbehörden, sondern auch der Selbstkontrolle innerhalb des Unternehmens, um Datenschutzpraktiken regelmäßig überprüfen und verbessern zu können.
  • Grundlage für Datenschutzprüfungen: Das Verzeichnis ist auch eine wesentliche Grundlage für Datenschutzprüfungen und hilft dabei, die Einhaltung der DSGVO zu demonstrieren.
  • Pflichtdokumentation gemäß DSGVO: Gemäß Artikel 30 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist jeder Verantwortliche, z.B. jedes Unternehmen, jede Organisation, jeder Freiberufler oder Verein, der personenbezogene Daten verarbeitet, verpflichtet, ein solches Verzeichnis zu führen und stets aktuell zu halten.

Was ist unter einer Verarbeitungstätigkeit zu verstehen?

Der Begriff der Verarbeitungstätigkeit ist im Gesetz nicht explizit definiert. Vielmehr werden Verarbeitungstätigkeiten anhand der folgenden praktischen Überlegungen festgelegt, um in ein Verzeichnis von Verwaltungstätigkeiten aufgenommen zu werden:

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  • Verarbeitung ist alles: Grundsätzlich bezieht sich eine Verarbeitungstätigkeit auf jeden systematischen Prozess, der mit der Erhebung, Auswertung, Speicherung, Übermittlung oder Löschung von Daten zu tun hat. Ein Beispiel hierfür ist die Speicherung des Namens einer Person in einem elektronischen Kalender eines Unternehmens.
  • Gruppierung von Prozessen: Um eine Flut von Redundanzen zu vermeiden und die Übersicht zu wahren, werden ähnliche Verarbeitungsprozesse in einem Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten zusammengefasst. Es gibt keine festen Regeln für die Bildung dieser Gruppen; sie werden nach dem Zusammenhang der Prozesse geformt. Beispiele für solche Gruppen sind “Finanzbuchhaltung”, “Bewerbermanagement” oder “Newsletterversand”.
  • Vielzahl von Prozessen: Trotz der Gruppierung bleibt die Anzahl der Prozesse, die in ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten aufgenommen werden können, umfangreich. Dazu zählen beispielsweise Finanzbuchhaltung und Steuern, Kontaktverwaltung und -pflege, Kundenmanagement, IT-Systemmanagement und -sicherheit sowie Öffentlichkeitsarbeit. Außerdem ist die Nennung von einzelnen Anbietern wie Microsoft, Google oder des Webhosters üblich.

Tipp: Die Erstellung eines Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten erfordert viel Sorgfalt, da alle relevanten Verfahren systematisch gelistet werden müssen. Unser Generator erleichtert Ihnen die Arbeit, und bietet über 2000 Module an, aus denen Sie einzelne Verfahren sowie Anbieter und Werkzeuge auswählen können.

Wer hat das Recht, in das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten Einsicht zu nehmen?

Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten spielt eine zentrale Rolle für die Transparenz und Überwachung der Datenverarbeitung in Unternehmen. Der Zugriff darauf ist reguliert, um die Sicherheit und Vertraulichkeit der enthaltenen Informationen zu gewährleisten. Hier sind die Hauptakteure, die Einsicht in das Verzeichnis nehmen dürfen:

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  • Datenschutzbeauftragte: Sie haben die Aufgabe, die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen zu überwachen und benötigen dafür vollständigen Zugang zum Verzeichnis.
  • Geschäftsführung: Als verantwortliche Instanz für die rechtlichen Verpflichtungen des Unternehmens haben sie Zugriff auf das Verzeichnis.
  • Aufsichtsbehörden: Bei Prüfungen oder Beschwerden müssen Unternehmen das Verzeichnis den zuständigen Datenschutzbehörden vorlegen können.
  • Revisions- und Compliance-Teams: Diese internen Teams prüfen die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und haben daher ebenfalls Einsicht in das Verzeichnis.
  • Externe Berater: Datenschutzexperten oder Rechtsanwälte, die für spezielle Aufgaben engagiert werden, können Zugang zum Verzeichnis erhalten, um ihre Beratung oder Audits durchzuführen.
  • Auftraggeber bei Auftragsverarbeitung: Im Rahmen von Art. 28 DSGVO haben Auftraggeber das Recht, Einsicht in die Teile des Verzeichnisses zu nehmen, die die Verarbeitung ihrer Daten betreffen. Dies ist relevant, wenn beispielsweise eine Marketingagentur beauftragt wird und der Auftraggeber Einsicht in die Prozesse des Versands von Werbematerial verlangen kann.

Warum ist ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten wichtig?

Das Führen eines Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten ist aus mehreren Gründen essenziell für jedes Unternehmen, das personenbezogene Daten verarbeitet. Es ist nicht nur eine rechtliche Anforderung gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), sondern spielt auch eine zentrale Rolle in der transparenten, sicheren und verantwortungsbewussten Handhabung von personenbezogenen Daten.

Ein solches Verzeichnis unterstützt Unternehmen dabei:

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  • Erfüllung rechtlicher Anforderungen: Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verlangt von Unternehmen, ein solches Verzeichnis zu führen. Es hilft dabei, die Compliance mit dem Gesetz zu demonstrieren und kann bei Prüfungen durch Aufsichtsbehörden als Nachweis dienen.
  • Transparenz: Das Verzeichnis sorgt für Transparenz in der Verarbeitung personenbezogener Daten. Es zeigt auf, wo und wie Daten gesammelt, verwendet und gespeichert werden. Diese Transparenz ist nicht nur gegenüber den Datenschutzbehörden wichtig, sondern auch gegenüber Kunden und Geschäftspartnern.
  • Sicherheit und Datenschutz verbessern: Durch das detaillierte Aufzeichnen der Verarbeitungsaktivitäten können Unternehmen Sicherheitslücken erkennen und gezielt Maßnahmen zur Verbesserung des Datenschutzes ergreifen.
  • Risikomanagement: Das Verzeichnis hilft dabei, das Risiko von Datenschutzverletzungen zu minimieren, indem es eine klare Übersicht über die Verarbeitungstätigkeiten bietet. So können Unternehmen besser planen und reagieren, falls es zu einem Datenleck kommt.
  • Vertrauensbildung: Unternehmen, die offenlegen, wie sie mit personenbezogenen Daten umgehen, stärken das Vertrauen ihrer Kunden und Partner. Ein gut gepflegtes Verzeichnis kann hierbei als Zeichen für Verantwortungsbewusstsein und Professionalität dienen.

Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten ist somit ein unverzichtbares Werkzeug für die Einhaltung der DSGVO, das Management von Datenschutzrisiken und die Stärkung der Unternehmensintegrität.

Welche Konsequenzen hat das Fehlen eines Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten?

Das Fehlen eines Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten, wie es Artikel 30 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) vorschreibt, kann erhebliche Konsequenzen für ein Unternehmen oder eine Organisation haben. Hier sind die wichtigsten Risiken und potenziellen Folgen:

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  • Bußgelder und Strafen: Die DSGVO sieht erhebliche Bußgelder für Verstöße gegen ihre Bestimmungen vor. Das Fehlen eines Verzeichnisses kann als Nichteinhaltung der DSGVO gewertet werden und zu Bußgeldern führen, die bis zu 10 Millionen Euro oder 2% des weltweiten Jahresumsatzes des Unternehmens betragen können, je nachdem, welcher Betrag höher ist.
  • Reputationsverlust: Datenschutzverletzungen und die Nichteinhaltung von Datenschutzgesetzen können das Vertrauen von Kunden, Partnern und der Öffentlichkeit erheblich beeinträchtigen. Ein Verlust an Vertrauen kann langfristige negative Auswirkungen auf das Geschäft haben, einschließlich des Verlusts von Kunden und Partnern.
  • Rechtliche Risiken: Das Fehlen eines Verzeichnisses erschwert es, Compliance mit der DSGVO nachzuweisen. Dies kann zu rechtlichen Herausforderungen führen, insbesondere wenn es um die Verteidigung gegen Ansprüche im Falle einer Datenschutzverletzung geht.
  • Management von Datenschutzrisiken: Ohne ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten ist es schwierig, einen klaren Überblick über alle Datenverarbeitungsaktivitäten zu haben. Dies erschwert das effektive Management von Datenschutzrisiken und die Implementierung von angemessenen Schutzmaßnahmen.
  • Schwierigkeiten bei der Reaktion auf Betroffenenanfragen: Ein aktuelles Verzeichnis erleichtert die Bearbeitung von Anfragen betroffener Personen, beispielsweise wenn es um Auskunftsrechte oder das Recht auf Löschung geht. Fehlt das Verzeichnis, kann dies die Reaktion auf solche Anfragen verkomplizieren und verzögern.

Insgesamt ist das Führen eines Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten essentiell, um rechtliche, finanzielle und reputative Risiken zu minimieren und die Einhaltung der Datenschutzvorschriften sicherzustellen.

Warum haften Geschäftsführer persönlich für ein fehlendes Verzeichnis?

Geschäftsführer und Inhaber haften für ein fehlendes oder fehlerhaftes Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten gemäß Art. 30 DSGVO aus folgenden Gründen:

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  • Gesetzliche Pflicht: Art. 30 DSGVO verpflichtet Verantwortliche und Auftragsverarbeiter, ein Verzeichnis aller Verarbeitungstätigkeiten zu führen. Die Nichteinhaltung dieser Pflicht stellt einen Verstoß gegen die DSGVO dar.
  • Verantwortlichkeit der Unternehmensleitung: Geschäftsführer und Inhaber sind für die Einhaltung der DSGVO-Vorschriften in ihrem Unternehmen verantwortlich. Sie müssen sicherstellen, dass die erforderlichen Maßnahmen ergriffen werden, um die Verordnung umzusetzen.
  • Verletzung Aufsichtspflicht: Die Unternehmensleitung hat die Pflicht, die Einhaltung der DSGVO im Unternehmen zu überwachen und durchzusetzen. Ein fehlendes oder fehlerhaftes Verzeichnis deutet auf Versäumnisse bei der Aufsicht hin.
  • Persönliche Haftung: Auch wenn Geschäftsführer nicht selbst ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten aufstellen müssen, müssen sie aber dafür sorgen, dass dessen Erstellung in die Wege geleitet wird und den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Ansonsten liegt eine Sorgfaltspflichtverletzung vor, die zu einer fahrlässigen Verschuldenshaftung führt.
  • Bußgelder: Gemäß Art. 83 DSGVO können bei Verstößen gegen Art. 30 DSGVO Bußgelder von bis zu 10 Millionen Euro oder 2 % des weltweiten Jahresumsatzes verhängt werden. Geschäftsführer und Inhaber sind für die Zahlung dieser Bußgelder neben dem Unternehmen verantwortlich.
  • Haftung gegenüber Betroffenen: Betroffene können Schadensersatzansprüche geltend machen, wenn ihnen durch einen Verstoß gegen die DSGVO ein Schaden entstanden ist. Geschäftsführer und Inhaber haften hierfür zumindest mittelbar  auf Ersatz gegenüber dem Arbeitgeber, wenn ihr Verschulden mir die Kosten mit ursächlich war.

Um Haftungsrisiken zu minimieren, ist es für GeschäftsführerInnen und InhaberInnen unerlässlich, die Einhaltung der DSGVO sicherzustellen und ein korrektes Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten zu führen.

Wer muss ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten führen?

Das Führen eines Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten ist eine wesentliche Anforderung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Diese Pflicht dient dazu, die Verarbeitung personenbezogener Daten transparent und nachvollziehbar zu gestalten. Hier sind die Hauptgruppen, die dazu verpflichtet sind:

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  • Unternehmen, Freiberufler und Selbstständige: Jedes Unternehmen sowie Freiberufler und Selbstständige, die regelmäßig personenbezogene Daten verarbeiten. Dies schließt Einzelpersonen ein, die in eigenem Namen und auf eigene Rechnung wirtschaftlich aktiv sind, wie etwa Ärzte, Anwälte oder Architekten.
  • Vereine: Auch Vereine, die personenbezogene Daten verarbeiten, fallen unter diese Pflicht. Dies gilt insbesondere, wenn sie Mitarbeiter beschäftigen oder sensible Daten ihrer Mitglieder verarbeiten.
  • Öffentliche Einrichtungen: Alle öffentlichen Körperschaften und Einrichtungen sind verpflichtet, ein Verzeichnis zu führen, außer Gerichte, die in ihrer justiziellen Tätigkeit handeln.
  • Auftragsverarbeiter: Dienstleister, die im Auftrag von anderen Organisationen personenbezogene Daten verarbeiten, wie beispielsweise IT-Dienstleister und Buchhaltungsservices, müssen ebenfalls ein solches Verzeichnis führen.

Diese Umfassende Pflicht zur Führung eines Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten soll sicherstellen, dass alle relevanten Akteure die notwendigen Informationen zur Hand haben, um Datenschutzbestimmungen einzuhalten und potenzielle Risiken effektiv zu managen.

Welche Ausnahmen befreien von der Pflicht zum Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten?

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sieht bestimmte Ausnahmen von der Pflicht zur Führung eines Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten vor (Art. 30 Abs. 5 DSGVO).

Allerdings ist es wichtig zu beachten, dass diese Ausnahmen in der Praxis selten zutreffen, da die meisten Unternehmen oder Organisationen heutzutage “nicht nur gelegentlich” personenbezogene Daten verarbeiten. Hier sind die spezifischen Bedingungen, unter denen Ausnahmen gelten:

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  • Weniger als 250 Mitarbeiter: Unternehmen, Organisationen oder Freiberufler mit weniger als 250 Mitarbeitern sind von dieser Pflicht zwar befreit, aber nur sofern ihre Datenverarbeitung kein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen darstellt und nur gelegentlich erfolgt.
  • Keine sensiblen Daten: Werden besonderen Kategorien personenbezogener Daten (z.B. Gesundheitsdaten, religiöse Überzeugungen, s. Art. 9 Abs. 1 DSGVO und Art. 10 DSGVO) verarbeitet, dann liegt ein solches Risiko für Betroffene vor und ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten wird erforderlich (z.B. Ärzte, Therapeuten, Heilpraktiker, Anwälte, Steuerberater).
  • Keine sonstigen hohen Risiken: Risiken für Betroffene können auch entstehen, wenn eine Vielzahl von Daten verarbeitet wird, z.B. im Rahmen des Betriebs einer Onlineplattform, Führung eines Kundenstamms von ein paar Tausend Kunden, Bildung von Profilen zu Zwecken der Zielgruppenbildung für Werbezwecke, etc.
  • Nur gelegentliche Verarbeitung: Nicht nur die vorgenannten Risiken müssen fehlen, die übrigen Verarbeitung von personenbezogenen Daten darf nur gelegentlich erfolgen. Die Definition von “gelegentlich” ist jedoch eng gefasst. Schon wenn Sie eine Website online stellen, den Kundenstamm elektronisch verwalten, Social-Media für berufliche Zwecke oder E-Mail als Korrespondenzkanal nutzen, handeln Sie nicht nur gelegentlich und müssen ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten führen.

Die im Gesetz genannten Ausnahmen von der Pflicht zur Führung eines Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten sind in Wirklichkeit keine. Es dürfte in der Praxis kaum ein Unternehmen existieren, das nur gelegentlich personenbezogene Daten verarbeitet. Im Zweifelsfall ist daher eher ein Verzeichnis zu führen, um Compliance sicherzustellen und potenzielle Risiken zu vermeiden.

Wie sollte ein VVT aufgebaut sein?

Prinzipiell haben Sie beim Aufbau Ihres Verzeichnisses freie Hand. Es gibt keine vorgegebenen Formulare, die einfach ausgefüllt werden können. Dennoch müssen bestimmte Mindestanforderungen erfüllt sein. Hier ist ein grober Musteraufbau:

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  • Deckblatt: Das Deckblatt enthält den Namen des Unternehmens sowie die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten. Auch die Kontaktdaten des Verantwortlichen sind hier vermerkt.
  • Hauptteil: Hier werden alle Datenverarbeitungsvorgänge allgemein und einzeln beschrieben, analysiert und dokumentiert.
  • Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM): Dieser Abschnitt stellt die Sicherheitsmaßnahmen dar. Hier werden Regelungen, Arbeitsanweisungen und Betriebsvereinbarungen dokumentiert, die für einen angemessenen Datenschutz sorgen.

Tipp: Unser Generator übernimmt die entsprechende Gliederung für Sie und erstellt automatisch ein Inhaltsverzeichnis, um Ihnen einen klaren Überblick zu verschaffen. Damit sparen Sie Zeit und können sicher sein, dass Ihr Verzeichnis strukturiert und vollständig ist.

Was ist der Unterschied zwischen einer Datenschutzerklärung und einem Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten?

Der Unterschied zwischen einer Datenschutzerklärung und einem Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten liegt vor allem im Zweck und der Offenlegungspflicht.

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  • Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten ist (teil)intern: Dies ist eine gesetzlich vorgeschriebene Übersicht der Verarbeitungsverfahren in Ihrem Unternehmen, die nur auf Anfrage den Datenschutzbehörden vorgelegt werden muss. Es kann auch teilweise an Auftraggeber weitergegeben werden, um Vertrauen in Ihre Datensicherheit zu stärken.
  • Datenschutzerklärung ist öffentlich: Im Gegensatz dazu ist die Datenschutzerklärung eine öffentliche Übersicht der Verarbeitungsverfahren für die betroffenen Personen.
  • Weitere Gemeinsamkeiten und Unterschiede: Obwohl die beiden Dokumente viele identische Verarbeitungsverfahren enthalten, unterscheiden sie sich in der Tiefe der Informationen und der Zielgruppe. Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten enthält detailliertere Angaben, wie technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs), während die Datenschutzerklärung eher für den allgemeinen Nutzer gedacht ist.

Tipp: Mit unserem Generator können Sie Ihr Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten mit Ihrer Datenschutzerklärung verknüpfen. Durch diese Verknüpfung müssen die zu den Verarbeitungsverfahren passenden Informationen nicht zweimal eingegeben werden. Änderungen in einem Dokument werden automatisch im anderen aktualisiert, was Zeit spart und sicherstellt, dass beide Dokumente stets auf dem neuesten Stand sind.

Welche Inhalte müssen in das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten aufgenommen werden?

Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten ist ein wesentliches Instrument zur Sicherstellung der Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Es enthält detaillierte Informationen über die Datenverarbeitungsaktivitäten eines Unternehmens oder einer Organisation. Hier sind die Schlüsselinformationen, die in das Verzeichnis aufgenommen werden müssen:

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  • Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen und gegebenenfalls des gemeinsamen Verantwortlichen: Dies umfasst auch den Vertreter des Verantwortlichen (wenn zutreffend) und den Datenschutzbeauftragten.
  • Zwecke der Verarbeitung: Eine klare und präzise Beschreibung der Zwecke, für die die personenbezogenen Daten verarbeitet werden.
  • Kategorien betroffener Personen: Dies bezieht sich auf die Gruppen von Personen, deren Daten verarbeitet werden, wie Kunden, Mitarbeiter oder Lieferanten.
  • Kategorien personenbezogener Daten: Informationen darüber, welche Arten von personenbezogenen Daten verarbeitet werden.
  • Kategorien von Empfängern, denen die personenbezogenen Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden: Einschließlich Empfänger in Drittländern oder internationalen Organisationen.
  • Übermittlungen von personenbezogenen Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation: Angaben dazu, welche Daten wohin gesendet werden, einschließlich der Dokumentation geeigneter Sicherheitsmaßnahmen im Hinblick auf solche Übermittlungen.
  • Geplante Fristen für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien: Informationen darüber, wie lange die Daten aufbewahrt werden sollen.
  • Allgemeine Beschreibung der technischen und organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen: Dies umfasst Maßnahmen wie Verschlüsselung, physische Sicherheit und IT-Sicherheit.

Diese Informationen helfen nicht nur dabei, die Compliance mit der DSGVO zu gewährleisten, sondern ermöglichen es auch Aufsichtsbehörden und betroffenen Personen, einen klaren Überblick über die Datenverarbeitungspraktiken des Unternehmens zu erhalten.

In welchem Format und in welcher Sprache muss ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten vorliegen?

Prinzipiell sind Sie im Aufbau Ihres Verzeichnisses frei. Es gibt keine vorgegebene Form oder Formulare, die ausgefüllt werden müssen. Dennoch gilt es, bestimmte Mindestanforderungen zu erfüllen.

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  • Schriftform: Ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT) sollte in schriftlicher Form geführt werden. D.h. in dem Kontext jedoch nicht “auf Papier”, auch eine digitale Speicherung ist zulässig. Dabei können verschiedene Formate wie Word-Dokumente, Excel-Tabellen oder spezialisierte Datenschutzmanagement-Software verwendet werden. Wichtig ist, dass alle Pflichtangaben gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) enthalten sind.
  • Elektronisch oder gedruckte Ausfertigung: Es muss nicht öffentlich verfügbar sein, aber auf Anfrage der Aufsichtsbehörde zur Verfügung gestellt werden (Art. 30 Abs. 4 DSGVO). Die Details können entweder in elektronischer oder gedruckter Form angefordert werden. Die Struktur und der Detaillierungsgrad des VVT sind nicht explizit durch die DSGVO festgelegt, sollten jedoch eine erste Prüfung durch die Aufsichtsbehörde erleichtern.
  • Sprache: Das VVT sollte in deutscher Sprache geführt werden, um Übersetzungen auf Anforderung der Behörde zu vermeiden.

Tipp: Unser Generator erleichtert Ihnen diesen Prozess, indem er automatisch die erforderlichen Angaben einfügt und Sie durch den gesamten Vorgang führt. So sparen Sie Zeit und stellen sicher, dass Ihr Verzeichnis korrekt und vollständig ist. Bei Bedarf können Sie den Generator nur oder spiegelbildlich in englischer und deutscher Sprache führen.

Wie oft sollte das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten aktualisiert werden?

Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten muss regelmäßig geprüft werden, um sicherzustellen, dass es die tatsächlichen Verarbeitungsaktivitäten korrekt widerspiegelt. Hier sind einige Richtlinien, wann und wie oft eine Prüfung sowie Aktualisierung sinnvoll sind:

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  • Bei Änderungen der Verarbeitungstätigkeiten: Jedes Mal, wenn sich die Verarbeitungsprozesse in Ihrem Unternehmen ändern – sei es durch die Einführung neuer Webanalyseverfahren, die Aufnahme eines Newsletterversands oder die Einstellung neuer Mitarbeiter – sollte auch das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten entsprechend aktualisiert werden.
  • Nach Einführung neuer Systeme oder Technologien: Die Implementierung neuer IT-Systeme oder Technologien, die die Art und Weise beeinflussen, wie personenbezogene Daten verarbeitet werden, erfordert ebenfalls eine Aktualisierung des Verzeichnisses.
  • Nach rechtlichen oder organisatorischen Veränderungen: Änderungen in den gesetzlichen Anforderungen oder organisatorische Veränderungen innerhalb des Unternehmens, wie zum Beispiel Fusionen oder Übernahmen, können ebenfalls eine Aktualisierung notwendig machen.
  • Regelmäßige (jährliche) Überprüfung: Selbst wenn keine offensichtlichen Änderungen vorliegen, ist eine regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung des Verzeichnisses empfehlenswert. Eine jährliche Überprüfung wird oft als gute Praxis angesehen, um sicherzustellen, dass das Verzeichnis immer den aktuellen Stand der Datenverarbeitungsaktivitäten reflektiert.

Die regelmäßige Aktualisierung des Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten ist nicht nur eine rechtliche Notwendigkeit, sondern dient auch dazu, das Risiko von Datenschutzverletzungen zu minimieren und die Transparenz gegenüber den betroffenen Personen und den Aufsichtsbehörden zu erhöhen.

Tipp: Bei uns ist kein Abonnement erforderlich. Sie können Ihr Verzeichnis ein Jahr lang kostenlos aktualisieren. Anschließend entscheiden Sie selbst, wann und in welchem Umfang Sie eine Aktualisierung vornehmen möchten.

Kann ich das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten selbst erstellen oder benötige ich einen Experten?

Das Erstellen eines Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten ist eine wichtige Aufgabe, die entscheidend für die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist. Hier sind Optionen, wie Sie dieses Verzeichnis selbstständig oder mit professioneller Hilfe anfertigen können:

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  • Selbsterstellung mit Grundkenntnissen: Bei einfachen Datenverarbeitungsaktivitäten, wie sie oft in kleineren Unternehmen oder bei Freiberuflern vorkommen, können Sie das Verzeichnis möglicherweise selbst erstellen. Dies setzt voraus, dass Sie sich mit den Anforderungen der DSGVO vertraut gemacht haben und die relevanten Informationen präzise dokumentieren können.
  • Nutzung eines Online-Generators: Ein speziell entwickelter Generator für Verzeichnisse von Verarbeitungstätigkeiten kann Ihnen dabei helfen, auch ohne tiefgreifende rechtliche Kenntnisse ein DSGVO-konformes Verzeichnis zu erstellen. Solche Tools führen Sie durch den Prozess, stellen sicher, dass alle notwendigen Informationen erfasst werden.
  • Hinzuziehen eines Experten: Für größere Unternehmen oder bei komplexeren Datenverarbeitungsstrukturen ist es ratsam, einen qualifizierten Datenschutzbeauftragten oder einen externen Datenschutzberater hinzuzuziehen. Diese Fachleute können nicht nur bei der Erstellung des Verzeichnisses unterstützen, sondern auch dessen fortlaufende Aktualisierung und Konformität mit der DSGVO sicherstellen.

Wenn Sie ein kleines bis mittelgroßes Unternehmen mit überschaubaren Datenverarbeitungsaktivitäten leiten, ermöglicht Ihnen ein Online-Generator, das Verzeichnis selbstständig zu erstellen und fortlaufend zu pflegen.

Für komplexere Fälle oder wenn Sie sich hinsichtlich der rechtlichen Anforderungen unsicher sind, empfiehlt es sich, zusätzlich fachkundigen Rat einzuholen. Ein Online-Generator bietet eine kosteneffiziente und benutzerfreundliche Lösung, um die Compliance mit der DSGVO zu erleichtern und zu gewährleisten.

Tipp: Unser Datenschutz-Generator bietet eine Vorauswahl von über 2000 Modulen und eine von uns empfohlene Vorauswahl der typischen Verarbeitungs- und Sicherheitsmaßnahmen. So fällt Ihnen das Erstellen des Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten auch ohne Experten einfach.

Wie kann ein Online-Generator bei der Erstellung des Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten helfen?

Die Nutzung eines Online-Generators bietet eine effiziente und benutzerfreundliche Lösung für die Erstellung und Verwaltung Ihres Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten. Hier sind einige Möglichkeiten, wie ein solcher Generator Sie unterstützen kann:

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  • Vordefinierte Vorlagen und Checklisten: Ein Online-Generator stellt Ihnen in der Regel vordefinierte Vorlagen und Checklisten zur Verfügung, die sicherstellen, dass alle erforderlichen Informationen gemäß den Anforderungen der DSGVO erfasst werden.
  • Benutzerfreundliche Oberfläche: Durch eine intuitive Benutzeroberfläche wird die Erstellung des Verzeichnisses vereinfacht, und Sie werden durch den Prozess geführt, um sicherzustellen, dass keine wichtigen Details übersehen werden.
  • Anpassbare Eingabefelder: Sie können relevante Informationen zu Ihren spezifischen Datenverarbeitungsaktivitäten eingeben, und der Generator passt sich Ihren Angaben an, um ein maßgeschneidertes Verzeichnis zu erstellen.
  • Aktuelle Inhalte: Das Verzeichnis kann einfach aktualisiert werden, wodurch sichergestellt wird, dass es immer auf dem neuesten Stand ist und Änderungen in den Verarbeitungstätigkeiten schnell reflektiert werden.
  • Zeit- und Kostenersparnis: Die Verwendung eines Online-Generators spart Zeit und reduziert den Arbeitsaufwand im Vergleich zur manuellen Erstellung des Verzeichnisses. Dies ermöglicht es Ihnen, sich auf andere geschäftliche Prioritäten zu konzentrieren.

Durch die Nutzung eines Online-Generators können Sie sicherstellen, dass Ihr Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten korrekt und vollständig ist, und gleichzeitig Zeit und Ressourcen sparen.

Kann ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten mit Hilfe von kostenlosen Mustern erstellt werden?

Kostenlose Muster für Verzeichnisse von Verarbeitungstätigkeiten werden oft von Behörden bereitgestellt. Obwohl sie grundsätzlich akzeptabel sind, entsprechen sie selten den Anforderungen eines modernen Geschäftsbetriebs.

Der wesentliche Kern eines Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten sind die Angaben zu den Verfahren, Diensten und Anbietern. Diese müssen in den kostenlosen Mustern in der Regel selbst eingetragen werden, was einen hohen Recherche- und Prüfaufwand darstellt.

Anstatt die Verfahren selbst anzulegen, können Sie bei uns aus über 2000 aktuellen Vorlagen wählen, was Ihnen Zeit erspart und die Genauigkeit erhöht. Mit unserem Generator können Sie sicherstellen, dass Ihr Verzeichnis den aktuellen Anforderungen entspricht und vollständig ist.

Was ist bei der Datenverarbeitung in einem Drittland zu beachten?

Wenn Ihre Daten in einem Drittland verarbeitet werden – sei es intern im Unternehmen oder von einem externen Dienstleister – müssen Sie den Empfänger ausnahmsweise konkret namentlich benennen. Eine Nennung der Kategorie, wie z. B. “IT”, reicht also nicht aus.

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Es ist wichtig zu prüfen, ob für das Drittland ein Angemessenheitsbeschluss (nach Art. 45 DSGVO) oder geeignete Garantien (nach Art. 46 DSGVO) vorliegen. Auf diese Weise soll das Datenschutzniveau auch in diesen Fällen gewährleistet werden.

Tipp: Unser Generator erleichtert Ihnen diesen Prozess, indem er automatisch die erforderlichen Angaben einfügt und Sie durch den gesamten Vorgang führt. So sparen Sie Zeit und stellen sicher, dass Ihre Datenverarbeitung in Drittländern den rechtlichen Anforderungen entspricht.

Was sind häufige Fehler bei der Erstellung eines Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten und wie vermeide ich sie?

Die Erstellung eines Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten kann komplex sein und zu Fehlern führen, aber ein Online-Generator kann Ihnen helfen, diese Fehler zu vermeiden und Ihre Dokumentation korrekt und vollständig zu gestalten. Hier sind einige häufige Fehler und wie Sie sie mit Hilfe eines Generators umgehen können:

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  • Unvollständige Dokumentation: Es besteht die Gefahr, wichtige Informationen zu übersehen oder unzureichend zu dokumentieren. Ein Online-Generator führt Sie durch den Prozess und stellt sicher, dass Sie alle erforderlichen Details gemäß den Anforderungen der DSGVO erfassen.
  • Fehlende Aktualität: Oft wird das Verzeichnis nicht regelmäßig aktualisiert, um Änderungen in den Verarbeitungstätigkeiten oder den rechtlichen Anforderungen zu reflektieren. Ein Generator kann automatisch Aktualisierungen, wie z.B. Angaben zu den eingesetzten Anbietern, durchzuführen.
  • Nichtbeachtung von Details: Wichtige Informationen wie Zwecke der Datenverarbeitung oder Löschfristen können übersehen werden. Ein Generator stellt sicher, dass alle relevanten Informationen vollständig erfasst werden und keine relevanten Datenverarbeitungsaktivitäten übersehen werden.
  • Mangelnde Einbindung von Mitarbeitern: Die Erstellung des Verzeichnisses sollte in Zusammenarbeit mit den Mitarbeitern erfolgen, die an den Datenverarbeitungsaktivitäten beteiligt sind. Ein Generator erleichtert die Zusammenarbeit und ermöglicht es allen relevanten Personen, ihre Ein- und Ausgänge einzubringen.
  • Nichtbeachtung der Rechtsvorschriften: Das Verzeichnis muss den rechtlichen Anforderungen der DSGVO entsprechen. Ein Generator bietet eingebaute Compliance-Checks und Hinweise, um sicherzustellen, dass Ihr Verzeichnis den rechtlichen Anforderungen entspricht.

Indem Sie einen Online-Generator zur Erstellung Ihres Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten verwenden, können Sie sicherstellen, dass Ihr Dokument korrekt, vollständig und DSGVO-konform ist, und gleichzeitig Zeit und Ressourcen sparen.

Ich hoffe, diese Informationen zum Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten haben Ihnen weitergeholfen, und ich konnte Sie von den Vorteilen unseres Online-Generators überzeugen. Wenn Sie noch weitere Fragen haben oder zusätzliche Informationen benötigen, stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung. Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren. Wir helfen Ihnen gerne weiter.
Rechtsanwalt Dr. Thomas Schwenke, LL.M. commercial (Auckland)
Datenschutzexperte, zertifizierter Datenschutzauditor und zertifizierter Datenschutzbeauftragter (TüV Süd)
Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten
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