Anleitung: Datenschutzhinweise zur Führung von Kunden- und Gästelisten im Zusammenhang mit der Corona-Pandemie

Anleitung: Datenschutzhinweise zur Führung von Kunden- und Gästelisten im Zusammenhang mit der Corona-Pandemie

In vielen (Bundes)Ländern werden Frisöre, Gaststätten und andere Dienstleistungsbetriebe, Einrichtungen und Behörden verpflichtet die Besuche ihrer Gäste oder Kunden zu dokumentieren. Dadurch entsteht automatisch die Verpflichtung, die Betroffenen über diese Datenerhebung zu informieren (Art. 13 DSGVO).

Mit unserem kostenlosen Generator möchten wie die Unternehmer*innen und Betriebe unterstützen ihren Pflichten nachzukommen und so Datenschutzverstöße zu vermeiden.

Die nachfolgende Anleitung für unseren Generator enthält zugleich Ratschläge, was Sie bei der bei der Führung von Kundenlisten beachten müssen.

Vorab: Tipps bei Fragen

Falls Sie Fragen haben, empfehle ich Ihnen einen Blick in die Erläuterungen, die Sie bei den einzelnen Modulen finden. Dort erhalten Sie spezifische Hinweise, Anleitungen und Tipps.

1. Schnellauswahl Ihrer Module

Die von unserem Generator erstellten Rechtsdokumente werden aus einer Vielzahl von Modulen zusammengestellt. In der Schnellauswahl können Sie die wichtigsten Module und Optionen schnell auswählen.

Wir haben für Sie bereits Module vorausgewählt, die nach unserer Erfahrung am häufigsten gewählt werden und deren Auswahl für die meisten Nutzer*innen zu empfehlen ist.

Nach der Schnellauswahl müssen Sie im zweiten Schritt Angaben zur Person oder zum Unternehmen eingeben. Ferner können Sie Ihre Schnellauswahl noch verfeinern.

2. Angaben zum Verantwortlichen und Datenschutzbeauftragten

Nach der Schnellauswahl können Sie die einzelnen Bereiche individualisieren. An dieser Stelle können Sie die Angaben zu Ihnen, bzw. Ihrem Unternehmen aufnehmen. Sie können aber auch die Platzhalter stehen lassen und die Angaben später in dem heruntergeladenen Word-Dokument ändern.

Ferner können Sie, soweit vorhanden, Angaben zu Ihrem, bzw. Ihrer Datenschutzbeauftragten machen.

3. Präambel

In der Präambel, also der Einleitung, stehen zugleich die Zwecke der Führung von Kundenlisten. Das ist vorliegend die Möglichkeit Infektionsketten nachverfolgen zu können.

Zudem hilft die Einleitung Ihren Kunden und Besuchern, zu verstehen, warum die Erhebung ihrer Angaben und deren eventuelle Übermittlung erforderlich ist.

4. Arten der erhobenen Daten und Pflicht zu ihrer Angabe

Sie müssen die Kunden darauf hinweisen, dass Sie nur nach Angabe der Daten bedient werden können.

Ferner müssen Sie die Daten benennen. Die folgenden Datenarten werden im Regelfall verlangt und sind (bis auf die speziellen Angaben zu Restaurants) vorausgewählt:

  • Ihr vollständiger Name
  • Ihre vollständige Adresse
  • Ihre Telefonnummer
  • Datum und Uhrzeit Ihres Aufenthalts
  • (Im Fall von Restaurants) Die Tischnummer

Falls in Ihrem Bundesland weitere Angaben benötigt werden, dann können Sie diese in einem separaten Eingabefeld eintragen. Oder schreiben Sie uns und wir ergänzen sie.Sie dürfen jedoch nicht von sich aus um weitere Angaben, z. B. zum Fieber oder gar einer bestehenden oder überstandenen Infektion mit dem Corona-Virus fragen.

5. Übermittlung und Löschung der Daten

Sie müssen die Kunden darauf hinweisen, dass die Daten an das zuständige Gesundheitsamt übermittelt werden können.

Falls das Gesundheitsamt die Kundenliste nicht anfordern sollte, dann ist es ein gutes Zeichen dafür, dass bei keinem Ihrer Kunden eine Infektion festgestellt wurde.

Ist die zur Aufbewahrung der Kundenangaben vorbestimmte Zeit abgelaufen, müssen Sie die Kundenliste vernichten. D. h. bei manueller Führung sicher shreddern oder digital löschen.

Im Regelfall wird die Frist zur Löschung vier Wochen betragen und ist daher vorausgewählt. Orientieren Sie sich jedoch an den Vorgaben in Ihrem Bundesland und wählen Notfalls die zutreffende Frist.

6. Rechtsgrundlagen und Betroffenenrechte

Gäste und Kunden müssen laut der DSGVO über deren Rechte, wie das Widerspruchsrecht, das Auskunftsrecht etc., informiert werden.

Das Gesetz sieht ferner im Art. 13 Abs. 1 lit. c DSGVO eine Pflicht zur Information über die Rechtsgrundlagen der Verarbeitung vor.

Im Regelfall werden Sie per Gesetz verpflichtet die Kunden-, bzw. Gästelisten zu führen. In diesem Fall ist Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO die zutreffende Rechtsgrundlage (Informationen zu den Verpflichtungen, finden Sie hier für die Gastronomie und hier für das Gastgewerbe).

Wir bieten auch die Angabe anderer Rechtsgrundlagen an, z. B. der Einwilligung, der berechtigten Interessen oder einer vertraglichen Vereinbarung. Diese Grundlagen sollten Sie jedoch nur dann verwenden, wenn Sie sich rechtlich sicher sind oder Ihr*e Datenschutzberater*in Ihnen die Verwendung empfohlen hat.

  • So setzt eine Einwilligung voraus, dass sie freiwillig abgegeben wird. Ob eine Einwilligung freiwillig erfolgt, wenn jemand sonst nicht bedient wird, erscheint zumindest als zweifelhaft. Auch stellt sich die Frage, was passiert, wenn die Kunden eine Einwilligung widerrufen? Wenn das Gesetz Sie zur Aufnahme der Daten der Kunden verpflichtet, dann würde die Beachtung des Widerrufs allenfalls dann möglich sein, wenn die Kunden Ihre Leistungen noch nicht in Anspruch genommen, also sich z. B. noch nicht an einen Tisch gesetzt haben.
  • Bei der Frage, ob berechtigte Interessen einschlägig sind, dürfen die Interessen der Kunden am Datenschutz nicht überwiegen. Angesichts der möglichen Folgen bei einer Meldung an das Gesundheitsamt, kann daher durchaus vertreten werden, dass der Schutz der Kunden überwiegt, wenn keine gesetzliche Verpflichtung zur Angabe ihrer Daten vorliegt.
  • Auch ist es mehr als fraglich, ob eine Kundenliste (ohne eine gesetzliche Verpflichtung) zur Erfüllung der vertraglichen Pflichten (z. B. des Schneidens der Haare eines Kunden) wirklich erforderlich ist.

7. Anlage mit einem Formular zur Datenerhebung

Sie können mit dem Generator auch ein Musterformular für die Erhebung der Pflichtangaben erstellen, das Sie an Ihre Kunden aushändigen können.

Linktipps:

  • Hinweise zu Datenschutz und Corona des Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Mecklenburg-Vorpommern.
  • LexCorona – Ein Wiki mit Übersicht über die in Deutschland im Zusammenhang mit der sogenannten Corona-Krise erlassenen Rechtsakte.