Anleitung: Kündigungsschaltfläche und Vertragsverlängerungen für Verbraucher

Kündigungsverfahren: Geltung für Webseiten und Apps mit Vertragsangeboten

Unternehmen müssen Verbrauchen die Kündigung von laufenden Verträgen mit der Bereitstellung einer Kündigungs-Schaltfläche einfacher machen (§ 312k BGB):

• Elektronischer Geschäftsverkehr: Die Neuregelung gilt für Webseiten oder Apps über die Verbraucherverträge geschlossen werden und die auf die Begründung eines entgeltpflichtigen Dauerschuldverhältnisses (also laufenden Vertrages) gerichtet sind. D.h. wenn der Vertragsschluss nur offline möglich ist, ist die Kündigungsschaltfläche nicht erforderlich. Auch wenn das Angebot des Vertragsschlusses von der Website nachträglich entfernt werden sollte, muss auf der Webseite keine Kündigungsschaltfläche mehr enthalten sein.
• Ausnahmen: Die Vorgaben für die Kündigungsschaltfläche gelten nicht, wenn für die Kündigung gilt eine strengere Form als die Textform gilt (d.h. wenn die Kündigung handschriftlich unterschrieben werden muss, z.B. Mietverträge über Wohnraum). Ebenfalls ausgenommen sind Finanzdienstleistungen.

Allerdings muss nicht bloß eine Schaltfläche, sondern ein gesetzlich genau vorgegebenes Kündigungsverfahren umgesetzt werden. Die einzelnen Verfahrensschritte werden nachfolgend detailliert beschrieben.

Rechtslage und Risiken: Da die folgenden Regelungen neu sind, bestehen noch Unklarheiten, z.B. wie weit bei der Kündigungsschaltfläche von der gesetzlich vorgegebenen Beschriftung abgewichen werden darf. Daher empfehlen wir bei der Umsetzung fachliche Hilfe in Anspruch zu nehmen.

Kündigungsverfahren Schritt 1: Kündigungsschaltfläche

Im ersten Schritt muss die Kündigungsschaltfläche auf der Website oder in einer App platziert werden:

• Gestaltung und Beschriftung – Auch wenn der Begriff “Schaltfläche” verwendet wird, kann es sich um einen Hyperlink handeln. Die Kündigungsschaltfläche muss lt. Gesetz „gut lesbar mit nichts anderem als den Wörtern „Verträge hier kündigen“ oder mit einer entsprechenden eindeutigen Formulierung beschriftet sein.“.
• Platzierung: Die Schaltfläche muss “ständig verfügbar sowie unmittelbar und leicht zugänglich sein“. Sie kann z.B. neben anderen ständig verfügbaren Links im Fußbereich einer Webseite platziert werden (“Impressum | AGB & Widerrufsbelehrung | Datenschutz | Verträge jetzt kündigen“. Entsprechendes gilt für die Platzierung im Menü einer App.
• Funktionsweise: Mit dem Klick auf die Kündigungsschaltfläche, müssen Kunden auf die Bestätigungsseite (s. unten Schritt 2) geleitet werden

Kündigungsverfahren Schritt 2: Bestätigungsseite

Nach dem Klick auf die Kündigungsschaltfläche müssen die Kunden auf eine Webseite oder zu einer entsprechenden Funktion einer App geleitet werden. Dort müssen sie ihre Kündigung bestätigen können.

Bei deren Gestaltung dieser Bestätigungsseite sind die folgenden Vorgaben zu beachten:

• Keine Pflichtfelder: Alle Eingabefelder dürfen keine Pflichtfelder sein. Jedoch ist ein Hinweise vor dem Absenden, dass bei fehlenden Eingaben zur Person und Vertrag die Zuordnung unmöglich werden kann, zulässig (z.B. “Ohne die Angaben der E-Mail-Adresse und der Vertragsnummer, können wir Ihre Kündigung keinem Vertrag rechtswirksam zuordnen“). Dieser Hinweis ist sogar zu empfehlen. Denn bei unvollständigen Erklärungen besteht die Pflicht, sich um die Zuordnung mit zumutbaren Bemühungen, z.B. durch Rückfrage beim Kunden, zu bemühen.
• Keine Login-Schranke: Der Zugang zu der Bestätigungsseite darf nicht von einem Login mit Kundendaten abhängig gemacht werden (s. LG Köln, 29.07.2022 – 33 O 355/22). Allerdings ist es zulässig alternativ auf eine Login-gestütztes Verfahren zu verweisen, mit dessen Hilfe Kunden die laufenden Verträge auswählen können (z.B.: “Hier einloggen, um laufende Verträge auswählen zu können“). Die Erleichterung der Zuordnung der Verträge sollte vor allem bei mehreren laufenden Verträgen vorgeschlagen werden. Denn wird kein Vertrag ausgewählt, dann gilt die Kündigung im Zweifel für alle Verträge.

Das Eingabeformular sollte wie folgt aufgebaut werden:

• Angaben zur eindeutigen Identifizierung der Kunden
  • Vorname
  • Name
  • E-Mail-Adresse
• Angaben zur Art der Kündigung
  • “Ordentliche Kündigung” oder
  • “Außerordentliche Kündigung (in diesem Fall ist ein Eingabefeld für den Grund der außerordentlichen Kündigung erforderlich).
• Angaben zur Eindeutigen Bezeichnung des Vertrages
  • Eingabe Bestellnummer/Vertragsnummer/Kundennummer, etc., wobei so wenig Angaben wir möglich einzuholen sind, jedoch auch “Brute-Force”-Kündigungen durch Eingabe von Zufallsnummern verhindert werden sollten.
  • Auswahl von Teilkündigungsmöglichkeiten – Teilkündigungsmöglichkeiten können optional zur Kündigung des ganzen Vertrages bereitgestellt werden (z.B. von zusätzlichen Funktionen einer Software oder im Rahmen des Wechsels zu einem niedrigeren Leitungspaket).
• Zeitpunkt der Geltung der Kündigung: Sofern bestimmbar, sollten die nächstmöglichen Kündigungszeitpunkte zur Auswahl vorgeschlagen werden. Ansonsten kann ein Datumauswahlfeld bereitgestellt werden. Ob eine eigene Angabe möglich sein sollte ist noch unklar. Wenn dadurch die Berechnung des Vertragsendes (s. Schritt 4) nicht erheblich beeinträchtigt wird, sollte eine freie Eingabe möglich sein. Ferner sollte auch die Auswahlmöglichkeit “zum frühest möglichen Zeitpunkt” enthalten sein.
• Absende-, bzw. Bestätigungsschaltfläche: Die Absendeschaltfläche muss lt. Gesetz „gut lesbar mit nichts anderem als den Wörtern „jetzt kündigen“ oder mit einer entsprechenden eindeutigen Formulierung beschriftet“ sein.
• Captcha: Ob ein Captcha zur Erkennung von Bots eingesetzt werden darf, sagt das Gesetz nicht. Allerdings bestünde sonst das Risiko, dass mittels Schadsoftware (sog. Bots) massenweise unberechtigte Kündigungen ausgesprochen werden. Daher wird ein Captcha überwiegend für zulässig gehalten. Es sollte jedoch datenschutzfreundlich sein, um Kunden nicht von einer Kündigung abzuhalten (das Risiko besteht z.B. beim Einsatz von ReCaptcha von Google, da hier zumindest Bedenken im Hinblick auf den Datenschutz bestehen).

Nach der Betätigung des Kündigung, muss diese entsprechend dem folgenden Schritt 3 verarbeitet werden.

Kündigungsverfahren Stufe 3: Download oder Zusendung der Kündigungserklärung

Nach der Abgabe der Kündigung müssen die Kunden die Möglichkeit erhalten ihre Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger zu sichern:

• PDF-Download oder E-Mail: Zu dauerhaften Datenträgern zählen PDF-Dateien und E-Mails. Im Fall von E-Mails sollte kein Double-Opt-In-Verfahren verwendet werden. D.h. die Kündigungserklärung sollte nicht mittels eines Links in einer E-Mail bestätigt werden müssen.
• Minimaler Inhalt: Inhaltlich sollten in der Kopie der Kündigungserklärung nur die Angaben des Kunden samt Zeitpunkt der Erklärung enthalten sein. Sie sollten darauf verzichten diese Angaben zu ergänzen, z.B. um Details zu dem gekündigten Vertrag, Erinnerung an ausstehende Zahlungen, etc. Im Fall der E-Mail sind Angaben zum Unternehmen samt Anschrift und Kontaktdaten erlaubt und empfohlen, wie auch ein Link zum Impressum und der Datenschutzerklärung. Auf Links zu Social-Präsenzen und auf Werbeaussagen muss auf jeden Fall verzichtet werden, da die E-Mail sonst als Werbung eingestuft werden könnte.

Eine Kopie kann z.B. wie folgt aussehen:

Anrede,

Sie haben uns am ….. um ….. Uhr die folgende Kündigungserklärung ausgesprochen:

[Angaben des Kunden].

Grußformel

Name & Adresse / Links Impressum/ Datenschutzerklärung

Zusätzlich zu der Abgabe der Kündigungserklärung muss auch deren Zugang bestätigt werden.

Kündigungsverfahren Stufe 4: Bestätigung des Zugangs der Kündigung per E-Mail

Während in Stufe 3 nur die Erklärung des Kunden bereitgestellt wurde, muss nunmehr auch deren Zugang bestätigt werden.

• Sofortige Bestätigung: Die Kunden müssen sofort (= technisch sofort, ohne eine Prüfung) eine Bestätigung des Zugangs der Kündigung auf “elektronischem Wege“, also per E-Mail erhalten (auch hier kein Double-Opt-In einsetzen).
• Minimaler Inhalt – Wie schon unter Schritt sollten auch bei dem Zugang nur die notwendigen Angaben in der E-Mail enthalten sein:
  • Kündigungserklärung: Kopie der Kündigungserklärung (wie im Schritt 3).
  • Datum & Uhrzeit: Datum & Uhrzeit des Zugangs der Kündigungserklärung.
  • Datum des Vertragsendes: Zeitpunkt, zu dem die das Vertragsverhältnis beendet werden soll. Dieser Schritt kann herausfordernd sein, da eine automatische Berechnung des Kündigungszeitpunkts erfolgen muss. Zu beachten ist auch, dass im Fall einer außerordentlichen Kündigung, diese sofort wirksam wird.
  • Keine Prüfung: Hinweis, dass keine Prüfung der Kündigung erfolgte und es lediglich eine Bestätigung des Zugangs der Kündigungserklärung ist.

Eine Bestätigung kann z.B. wie folgt aussehen:

Anrede,

Sie haben uns am ….. um ….. Uhr die folgende Kündigungserklärung ausgesprochen:

[Angaben  des Kunden].

Der Vertrag soll zum ….. beendet werden.

Wir weisen darauf hin, dass diese Zugangsbestätigung nach gesetzlichen Vorgaben sofort und versendet wird, d.h. ohne eine Prüfung ihrer Vollständigkeit oder Richtigkeit.

Grußformel

Name & Adresse / Links Impressum/ Datenschutzerklärung

Praktisch unterscheiden sich die Schritte 3 und 4 nicht, so dass nichts dagegenspricht, die Kopie der Kündigungserklärung und die Zugangsbestätigung in einer E-Mail zusammenzufassen. Der Betreff kann dann z.B. “Kündigungsbestätigung und Kopie der Kündigungserklärung” lauten.

Einschränkung stillschweigender Vertragsverlängerungen

Neben der Kündigungsschaltfläche, müssen auch die Regeln für die stillschweigende Verlängerung von laufenden Verträgen, die ab dem 01.03.2022 abgeschlossen wurden, beachtet werden (§ 309 Nr. 9 BGB):

• Maximal zwei Jahre Vertragsdauer: Die Vertragslaufzeit darf maximal zwei Jahre betragen.
• Stillschweigende Verlängerung maximal auf unbestimmte Zeit – Der Vertrag darf sich maximal auf “unbestimmte Zeit” verlängern.
• Maximale Kündigungsfrist von einem Monat: Eine längere Frist für die Abgabe der Kündigung von Vertragsende als ein Monat ist unzulässig.

Die Änderung betrifft alle Verträge, die die regelmäßige Lieferung von Waren oder die regelmäßige Erbringung von Dienstleistungen oder Werkleistungen zum Gegenstand haben. Dazu gehören u.a. Verträge über die Nutzung von Clouddiensten, Software oder Appnutzung, Verträge mit Streamingdiensten, Fitnessstudios oder Zeitschriften- und Waren-Abonnements. Von den neuen Regelungen ausgenommen sind Verträge über die Lieferung von zusammen verkauften Waren sowie Versicherungsverträge.

Denken Sie ferner auch daran, Ihre AGB entsprechend anzupassen, z.B.:

Der Vertrag kann von beiden Parteien mit einer Frist von einem Monat zum Ende der vereinbarten Mindestlaufzeit gekündigt werden. Erfolgt keine fristgerechte Kündigung, verlängert sich der Vertrag auf unbestimmte Zeit und kann dann von beiden Parteien jederzeit mit einer Frist von einem Monat gekündigt werden.