Anleitung: Vereinbarung über Bildnutzung mit Mitarbeiter*innen

Anleitung: Vereinbarung über Bildnutzung mit Mitarbeiter*innen

Wenn Sie Bildaufnahmen von Mitarbeiter*nnen für unternehmerische (oder vergleichbare) Zwecke nutzen möchten, müssen Sie eine Vielzahl von Rechtsvorschriften beachten.

Dazu gehören die DSGVO, das Urheberrecht und das Arbeitsrecht. Ferner müssen Sie Unterschiede zwischen angestellten und freiberuflichen Mitarbeiter*innen berücksichtigen.

Unser Generator für Vereinbarungen über Bildaufnahmen mit Mitarbeiter*nnen bezieht diese Vorgaben mit ein. Die generierten Vereinbarungen sind dazu bestimmt, als Grundlage für die Nutzung der Bildaufnahmen zu dienen.

Nachfolgend erhalten Sie die wichtigsten Informationen zum Generator und eine Anleitung zu dessen Bedienung. Zum Abschluss finden Sie auch Hinweise zu den verwendeten Geschlechtsformen (z. B. „Mitarbeiter*innen“).

Inhaltsverzeichnis

Vorab: Tipps bei Fragen

Falls Sie Fragen haben, empfehle ich Ihnen einen Blick in die Erläuterungen, die Sie bei den einzelnen Modulen finden. Dort erhalten Sie Hinweise, Anleitungen und Tipps zu den jeweiligen Modulen.

1. Premiumbereich für Kunden

Der Premiumbereich steht Geschäftskunden zur Verfügung, die einen Lizenzschlüssel für die Vereinbarung über die Nutzung der Bildaufnahmen von Mitarbeiter*innen erworben haben. Sie können die Vereinbarung als White-Label-Lösung nutzen, d. h., ohne Hinweis auf diesen Generator oder mit unserem Siegel.

Ferner können Sie auch die Speicherfunktion zur künftigen Bearbeitung Ihrer Hinweise nutzen (Anleitung).

2. Schnellauswahl Ihrer Module

Die von unserem Generator erstellten Rechtsdokumente werden aus einer Vielzahl von Modulen zusammengestellt. In der Schnellauswahl können Sie die wichtigsten Module und Optionen schnell auswählen.

Wir haben für Sie bereits Module vorausgewählt, die nach unserer Erfahrung am häufigsten gewählt werden und deren Auswahl für die meisten Nutzer*innen zu empfehlen ist.

Nach der Schnellauswahl müssen Sie im zweiten Schritt die Angaben zur Person oder Unternehmen eingeben. Ferner können Sie Ihre Schnellauswahl noch verfeinern.

3. Angaben zu Arbeitgeber*in und Mitarbeiter*in

Nach der Schnellauswahl können Sie die einzelnen Bereiche individualisieren. An dieser Stelle können Sie die Angaben zu Ihrem Unternehmen oder Ihrer Organisation und dem*der Mitarbeiter*in tätigen.

Sie können aber auch die Platzhalter stehen lassen und die Angaben später in dem heruntergeladenem Word-Dokument ändern.

4. Präambel

Eine Präambel ist gesetzlich nicht erforderlich. Allerdings hilft sie Ihren Mitarbeiter*innen, zu verstehen, warum eine Vereinbarung über die Anfertigung von Bildaufnahmen erforderlich ist.

5. Grundlagen der Bildnutzung – Vertrag und frewillige Einwilligung

5.1. Nutzung auf Grundlage eines Vertrages

In der Praxis erfolgen die meisten Bildnutzungen auf Grundlage einer Einwilligung. Gegen die Rechtmäßigkeit der Einwilligungen spricht zwar nichts per se.

Aber wenn möglich, sollten Sie berufliche erforderliche Bildaufnahmen im Arbeitsvertrag (bzw. Vertrag über freiberufliche Mitarbeit bei freiberuflich tätigen Mitarbeiter*innen) als Teil der Arbeitsleistung definieren.

So sollte mit Mitarbeiter*innen, die Social-Media-Inhalte erstellen sollen, die Nutzung ihrer Abbildungen für diese Inhalte (und generell für das Marketing) als Teil der Arbeitsleistung definiert werden.

Der Vorteil der Vereinbarung im Arbeitsvertrag (bzw. Vertrag über freiberufliche Mitarbeit bei freiberuflich tätigen Mitarbeiter*innen) liegt insbesondere darin, dass ein Widerspruch gegen die weitere Nutzung der Bildaufnahmen von Mitarbeiter*innen begründet werden muss (Art. 21 Abs. 1 S. 1 DSGVO), während der Widerruf einer Einwilligung (zumindest nach dem Wortlaut des Art. 7 Abs. 3 DSGVO) keiner Begründung bedarf.

Ferner müssen Sie bei einer Einwilligung immer eine Freiwilligkeit bei deren Abgabe begründen. Im Arbeitsvertrag (bzw. Vertrag über freiberufliche Mitarbeit bei freiberuflich tätigen Mitarbeiter*innen) ist ein gewisser Zwang dagegen gesetzlich vorgegeben. Denn für diese Bildaufnahmen erhalten die Mitarbeiter*innen ein Gehalt und haben sich zur Duldung der Bildnutzung als Gegenleistung verpflichtet).

5.2. Nutzung auf Grundlage einer Einwilligung

Allerdings kommt es häufig vor, dass es länger dauert, einen (bzw. Vertrag über freiberufliche Mitarbeit bei freiberuflich tätigen Mitarbeiter*innen) zu ändern oder dieser kollektiv ausgehandelt und nicht so einfach ergänzbar ist. In derartigen Fällen kann dennoch auf das Mittel einer Einwilligung bei Mitarbeiter*innen zurückgegriffen werden.

Wenn die vereinbarte Arbeitsleistung keine Bildnutzung vorsieht, dann wird eine Einwilligung ohnehin erforderlich (z. B. Mitarbeiter*innen aus der Buchhaltung, die sich freiwillig damit einverstanden erklären, auf der Unternehmenswebsite als Teil des Teams abgebildet zu werden.

5.3. Hinweise zu Einwilligungen und deren Freiwilligkeit

Bildaufnahmen von Personen stellen personenbezogene Daten dar. Damit dürfen sie nur dann genutzt werden, wenn eine gesetzliche Erlaubnis vorliegt.

Am sichersten ist die Vereinbarung zur Nutzung der Bildaufnahmen von Mitarbeiter*nnen, wenn die Bildaufnahmen als Teil der Arbeitsleistung vereinbart werden.

Das heißt, wenn Sie z. B. Mitarbeiter*nnen einstellen, die Social-Media-Inhalte erstellen und dabei auch vor der Kamera auftauchen sollen, dann vereinbaren Sie das am besten als Teil der Arbeitsleistung. Mit dieser Vereinbarung können Sie ergänzend die nötigen Hinweispflichten mitteilen.

Sie können die Vereinbarung über die Arbeitsleistung auch gleich in dieser Vereinbarung treffen. Klären Sie dies jedoch zur Sicherheit mit Ihrem Rechtsberater für Arbeitsrecht oder einer Person, die prüfen kann, ob und wie der bestehende Arbeitsvertrag angepasst werden kann.

Wenn die Mitarbeiter*innen vertraglich nicht verpflichtet sind, Bildaufnahmen von sich zu dulden, benötigen Sie im Regelfall deren Einwilligung. Allerdings sind die Mitarbeiter*nnen zum einen nicht verpflichtet, einzuwilligen (wenn sie es eben mangels Verpflichtung nicht müssen) und zum anderen wird die Freiwilligkeit der Einwilligungen vor allem bei angestellten Mitarbeiter*nnen kritisch hinterfragt.

Unser Generator enthält daher spezielle Klauseln, die Mitarbeiter*nnen auf die Freiwilligkeit hinweisen und absichern sollen, dass Sie die Freiwilligkeit einfacher nachweisen können.

6. Von der Vereinbarung erfasste Bildaufnahmen

Die Vereinbarung ist in der Standardeinstellung als eine Rahmenvereinbarung ausgestaltet. Mit der Rahmenvereinbarung werden die grundsätzlichen Punkte, wie die Nutzungszwecke, vereinbart und die nötigen Belehrungen nachweislich erteilt.

Werden dann einzelne Bilder erstellt, reicht es aus, dass Mitarbeiter*innen sich mündlich oder durch schlüssiges Verhalten (z. B.: Ein*e Mitarbeiter*in erstellt ein Bild von sich und veröffentlicht es in Social Media.) mit der Nutzung der jeweiligen Bilder einverstanden erklären.

Wenn es sich um Bilder mit Außenwirkung handelt (z. B. Abbildung in einer Broschüre, Platzierung auf der Website), empfehlen wir Ihnen dennoch, für eine schriftliche oder elektronische Nachweismöglichkeit zu sorgen (z. B. per E-Mail).

Sie können die Vereinbarung aber auch auf eine bestimmte Aufnahmen oder spezifische Anlässe beschränken.

7. Nutzungszwecke und Dauer der Aufbewahrung von Bildaufnahmen

Die Angaben zu den Nutzungszwecken gehören zu den wichtigsten Punkten. Denn sie sind zugleich die Voraussetzung dafür, dass Ihre Vereinbarung datenschutzrechtlich wie auch urheberrechtlich wirksam ist.

Der Generator hält eine Vielzahl möglicher Optionen zur Auswahl bereit (z. B. „Nutzung in sozialen Netzwerken und sozialen Medien” oder „Vorstellung in einem Mitarbeiterverzeichnis“).

Die Hinweise zur Löschung sind nach der DSGVO erforderlich. Hier können Sie Mitarbeiter*nnen vor allem darauf hinweisen, dass deren Aufnahmen in publizierten Medien dauerhaft zugänglich bleiben können.

8. Arten der Nutzung von Bildaufnahmen

Sie können aus Nutzungsarten wie z. B. „Verbreitung“, „Veröffentlichung“, „Bearbeitung” oder „Rechteeinräumung gegenüber Dritten” wählen.

Auch diese Angaben dienen der Transparenz und damit zur Gewährleistung der urheberrechtlichen und datenschutzrechtlichen Wirksamkeit der Vereinbarung.

9. Widerrufs-, Widerspruchs- und weitere Rechte sowie Rechtsgrundlagen

9.1. Rechte der Mitarbeiter*innen

Mitarbeiter*innen müssen laut der DSGVO über deren Rechte, wie das Widerspruchsrecht, das Auskunftsrecht etc., informiert werden.

Mitarbeiter*innen können ferner ihre Einwilligung jederzeit widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Das kann natürlich zu Schwierigkeiten führen, wenn z. B. ein Bild eines*einer Mitarbeiters*in in einem Imagefilm oder in einer Broschüre publiziert wurde.

Ob der Widerruf in solchen Fällen eingeschränkt werden kann, wurde bis dato rechtlich nicht geklärt. Um Ihnen jedoch die höchstmögliche Sicherheit zu bieten, wird die Berechtigung zur Einschränkung des Widerrufs auf Grundlage einer fairen Interessensabwägung vereinbart.

9.2. Datenschutzrechtliche Rechtsgrundlagen der Nutzung von Bildaufnahmen

In diesem Abschnitt können Sie wählen, ob und nach welchem Recht (Deutschland, Österreich, Schweiz, EU) die Mitarbeiter*nnen über die Rechtsgrundlagen der Verarbeitung ihrer Aufnahmen belehrt werden.

Die Angabe ist zu empfehlen, da die DSGVO die Information über die Rechtsgrundlagen vorsieht (Art. 13 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Hinweis: Auch in der Schweiz ist die DSGVO zu berücksichtigen, wenn z. B.  Schweizer Unternehmen personenbezogene Daten von EU-Bürgern verarbeiten. Ansonsten gilt das Schweizer Datenschutzgesetz. Der Generator berücksichtigt beide Möglichkeiten.

12. Einräumung von Urheber- und Leistungsschutzrechten

Aber auch, wenn Mitarbeiter*innen nicht selbst auf Bildaufnahmen zu sehen sind, gelten sie als Urheber*innen der von ihnen erstellten Bilder.

Das heißt, Sie müssen auch die Urheberrechte an den von Mitarbeiter*innen erstellten Aufnahmen vor deren Nutzung klären.

Hier unterstützt Sie unser Generator mit Klauseln zum Urheberrecht, die Ihnen die exklusiven Rechte an den im Rahmen der Arbeitstätigkeit erstellten Aufnahmen einräumen (Diese Rechte können auch aus den Umständen heraus angenommen werden, aber es ist von Vorteil, sie genau zu klären.).

Ferner wird der Fall geregelt, dass Mitarbeiter*nnen Bildaufnahmen privat erstellen und Ihnen zur Nutzung überlassen, z. B., wenn sie in einer Mittagspause Bildaufnahmen erstellen und sie dann auf der unternehmerischen Facebook-Seite hochladen.

13. Rechte Dritter und Verfügungsberechtigung

Ob ein*e Mitarbeiter*in für Rechtsverstöße haftet und Schadensersatz leisten muss, hängt von dem konkreten Verstoß ab.

Voraussetzung der Mitarbeiterhaftung ist vor allem, dass Mitarbeiter*innen schuldhaft, also zumindest fahrlässig handeln (in der Regel erst ab grober Fahrlässigkeit, also offensichtlichen Rechtsverletzungen und Nachlässigkeiten).

Damit die Mitarbeiter*innen schuldhaft handeln, müssen sie wissen, was richtig und was falsch ist. Das heißt, je geschulter die Mitarbeiter*innen sind, desto höher ist der Grad ihres Verschuldens und ihrer eigenen Haftung.

Mit der Vereinbarung werden die Mitarbeiter*innen über deren Haftung und (grobe) Grundlagen der Persönlichkeitsrechte Dritter belehrt. Das Ziel ist jedoch nicht primär, die Mitarbeiter*innen „haftbarer“ zu machen, sondern, sie für Rechtsverstöße zu sensibilisieren und diese so von vornherein zu vermeiden.

Im Übrigen empfehlen wir, die Mitarbeiter*innen, welche für die Erstellung von Bildaufnahmen eingesetzt werden, generell zu schulen.

14. Vergütung

Nach der Grundeinstellung ist die Nutzung der Aufnahmen mit dem Arbeitslohn bzw. mit vergleichbarer Bezahlung von Freelancern abgegolten.

Sie können im Generator jedoch auch optional eine Vergütung für den*die Mitarbeiter*in regeln.

15. Geltendes Recht, Gerichtsstandort und Schlussbestimmungen

Grundsätzlich sind Regelungen zum geltenden Recht und Gerichtsstand bei Mitarbeiter*innen nicht erforderlich.

Allerdings können Regelungen bei Auslandsbezug notwendig werden und sind im Einklang mit dem Arbeitsvertrag (bzw. Vertrag über freiberufliche Mitarbeit bei freiberuflich tätigen Mitarbeiter*innen) zu empfehlen, wenn Mitarbeiter*innen z. B. grenzüberschreitend oder an unterschiedlichen Orten eingesetzt werden.

Ferner wird in dem Abschnitt geregelt, dass Mitarbeiter*innen dazu verpflichtet sind, etwaige Bedenken gegen die Nutzung ihrer Bildaufnahmen mitzuteilen.

Die unterlasse Mitteilung kann eine etwaige rechtswidrige Nutzung einer Bildaufnahme zwar nicht automatisch legalisieren. Allerdings kann eine unterlassene Mitteilung zur Aufhebung/Minderung des Verschuldens des*der Arbeitgebers*in führen, was z. B. im Fall etwaiger Bußgelder oder Schadensersatzforderungen relevant werden kann.

16. Unterschriftsfelder und Kopie für Mitarbeiter*innen

Im Regelfall werden Sie die Unterschriftsfelder benötigen.

Allerdings können Sie die Vereinbarung auch elektronisch, z. B. im Intranet, einstellen und sie per Klick durch die Mitarbeiter*innen bestätigen lassen (Bitte protokollieren Sie den Bestätigungsvorgang.). Dann können Sie auf die Unterschriftsfelder verzichten.

17. Erstellung der Vereinbarung

Klicken Sie auf die Schaltfläche, um Ihre Vereinbarung zu generieren. Sie können sie anschließend herunterladen sowie Ihre Eingaben für Zwecke späterer Änderung speichern.

Hinweis: Das * für nicht-binäre Geschlechter

Spätestens seit dem Urteil des BVerfG dürfen Sie nicht-binäre Geschlechter nicht diskriminieren. Zu diesem Zweck haben wir auch nicht-binäre Geschlechter berücksichtigt. Dies erfolgt mittels eines Sternchens, dessen Bedeutung schon zu Beginn der Vereinbarung erläutert wird.

Wir haben uns für die Schreibweise „der*die Mitarbeiter*in“, statt „der/die/* Mitarbeiter/in/*” entschieden. Zum einen ist die erste Alternative lesbarer und zum anderen ist das Sternchen in der Mitte unseres Erachtens inklusiver.

Diese Schreibweise haben wir für „dem*der Arbeitgeber*in” übernommen, da unsere Rechtsdokumente z. B. auch von vielen Unternehmerinnen verwendet werden.